Innkaupapöntunin er hornsteinn innkaupastjórnunaraðgerðanna. Innkaupapöntun má að jafnaði nota til þess að skrá hvort heldur er efnisleg eða fjárhagsleg viðskipti. Hægt er að stofna innkaupapantanir úr innkaupabeiðnum og standandi innkaupabeiðnum, sem og handvirkt.

Myndun innkaupapantana úr beiðnum og standandi pöntunum.

Innkaupatilboð eru gjarnan stofnuð sem uppkast að pöntun þar sem hægt er að skrá tilgreint verð lánadrottna, söluskilmála, og lýsingu vörunnar. Að sama skapi, ef nauðsynlegt er fylla á vörur á lager, geta birgðastjórar sent beiðni til innkaupadeildar þar sem beiðnin er stofnuð. Ef beiðnin er samþykkt er hægt að breyta beiðninni í pöntun. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að stofna Innkaupabeiðnir og Hvernig á að umbreyta Innkaupabeiðnum í innkaupapantanir.

Standandi innkaupapantanir eru rammi fyrir samning milli viðkomandi og lánardrottins. Standandi pantanir eru almennt þegar fyrirtækið hefur skuldbundið sig til að kaupa mikið magn af vöru sem afhenda á í nokkrum smærri afhendingum á tilteknu tímabili. Standandi pantanir ná oft eingöngu yfir eina vöru með fyrirframákveðnum afhendingardögum. Á standandi pöntuninni er hægt að setja hverja kvittun upp sem pöntunarlínu sem getur svo verið. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að búa til standandi innkaupapantanir og Hvernig á að breyta Standandi innkaupapöntunum í innkaupapantanir.

Innkaupapantanir búnar til handvirkt

Innkaupapantanir eru stofnaðar í glugganum Innkaupapöntun. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að stofna Innkaupapantanir handvirkt:.

Fyrirframgreiðslur

Fyrirframgreiðsla er greiðsla fyrir pöntun. Yfirleitt þarf að inna greiðsluna af hendi áður en pöntunin er unnin. Slíkt gerist oft ef vörurnar eru sérunnar eða þarfnast staðgreiðslu.

Eftir að fyrirframgreiðsla hefur verið sett upp á innkaupapöntun er hægt að stofna fyrirframgreiðslureikning fyrir upphæðina sem fyrirframgreiddist á innkaupapöntunina. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að skilgreina fyrirframgreiðsluprósentur og Hvernig á að stofna reikninga fyrirframgreiðslu.

Bein afhending

bein sending er afhending á vöru eða vörusendingu frá lánardrottni fyrirtækisins til einhvers af viðskiptamönnum fyrirtækisins.

Þegar stofnuð er bein afhending þarf að stofna innkaupapöntun sem tengist sölupöntun. Hægt er að stofna innkaupapöntunina beint eða óbeint. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að stofna Innkaupapöntun fyrir beina sendingu beint og Hvernig á að stofna Innkaupapöntun fyrir beina sendingu óbeint:.

Jafnvel þótt sölu- og innkaupaviðskipti með beinar sendingar eru skráðar líkt og um venjulega pöntun væri að ræða, þá eru beint afhentar vörur ekki raunskráðar í birgðir.

Innkaupapantanir bókaðar

Þegar lokið hefur verið við allar línurnar og allar upplýsingar færðar á innkaupapöntunina er hægt að bóka hana. Þetta þýðir að þú stofnar móttöku og reikning. Reitirnir Magn til móttöku og Magn til reikningsf. á innkaupapöntun standa fyrir það magn sem bókunaraðgerðin mun vinna. Gildin í þessum reitum eru fyllt út sjálfvirkt þegar magnið er skráð í reitinn Magn í innkaupapöntunarlínunni. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að bóka Innkaupapantanir.

Móttaka að hluta

Ef þörf krefur, má minnka magnið í reitnum Magn til móttöku áður en bókað er, og þannig móttaka pöntunina að hluta.

Pöntun getur haft eins margar móttökur og þurfa þykir til að ljúka pöntuninni. Við hlutabókun pantana tilgreinir reiturinn Magn til móttöku þann hluta pöntunarinnar sem lokið hefur verið við. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að bóka Hlutamóttökur.

Móttaka

Móttaka er fyrsta stigið í innflæði í vöruhús og útgefna innkaupapöntunin er beiðni til vöruhússins um að búast við komu vara. Um leið og starfsmaður vöruhúss bókar móttökuna, verða vörurnar hluti af tiltækum birgðum til sölu, en ekki enn tilbúnar til tínslu. Þegar vöruhúsamóttaka er bókuð er frágangsskjal stofnað, sem er leiðbeiningar til starfsmanna vöruhússins um að færa mótteknar vörur frá móttökusvæði í geymslusvæði. Frágangsskjalið er síðan hægt að skrá og vörurnar eru tiltækar fyrir tínslu.

Allt eftir vöruhúsauppsetningu birgðageymslunnar, fer móttaka og frágangur fram í grunn- eða ítarlegum aðgerðum. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að ganga frá vörum með birgðarfrágangi og Hvernig á að ganga frá vörum með vöruhúsafrágangi.

Fjöldabókun

Ef það þarf að bóka mörg innkaupaskjöl kemur til greina að fjöldabóka skjölin fremur en að bóka skjölin eitt í einu. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að Fjöldabóka innkaupapantanir, reikninga og kreditreikninga.

Sjá einnig