Þegar búið er til tilboð, pöntun eða kreditreikningur er sjálfgefið að í reiturinn Staða í skjalhausnum hafi stöðuna Opið.

Þegar skjalið er fyllt út má birta það og kerfið breytir gildinu í reitnum Staða í Birt. Það gefur til kynna að pöntunin sé tilbúin í næsta vinnsluáfanga áður en hún er bókuð.

Gefa út

Hægt er að nota útgáfuvinnsluna á mismunandi vegu til að liðka fyrir venjulegu vinnuflæði, til dæmis til að fylgja því ferli sem nota á í fyrirtækinu hvað varðar samþykktir eða stöðu vöruhúsaaðgerða.

Samþykktarferli

Hægt er að nota útgáfuferlið til að gefa til kynna að annar notandi hafi samþykkt skjalið eða að utanaðkomandi tengiliður geti mætt skilgreiningunum í skjalinu eins og eftirfarandi dæmi sýna:

  • Aðeins er hægt að gefa út innkaupapöntun þegar lánardrottinn hefur gefið til kynna að hann geti uppfyllt pöntunina.
  • Þegar búið að er búa til pöntun verður annar notandi að samþykkja hana, ef til vill af öryggisástæðum, áður en hægt er að gefa hana út.
  • Kreditreikningur sem búinn hefur verið til verður að vera gefinn út af stjórnandanum sem ber ábyrgð á því að samþykkja allar endurgreiðslur.

Vöruhúsaaðgerðir

Ef pöntunarstaðan er Opin er ekki hafist handa við að undirbúa sendinguna í vöruhúsinu né heldur er búist við því að fá vörurnar sem eru í innkaupapöntuninni. Þegar pöntunin er gefin út er gefið til kynna að pöntunin sé tilbúin og að vöruhúsið geti tekið hana með þeim aðgerðum sem þar fara fram.

Enduropnun á útgefinni pöntun

Hægt er að breyta útgefinni pöntun með því að enduropna hana. Hins vegar er einungis hægt að auka magnið í þeim lína sem þegar er búið að vinna úr í vöruhúsinu.

Þegar búið að gera breytingarnar og pöntunin er gefin út aftur eru VSK og reikningsafsláttinn endurreiknaðir.

Ef gerðar eru breytingar á útgefinni pöntun verður að láta vöruhúsið vita um breytingarnar.

Til athugunar
Ef bóka á eina opna pöntun eða kreditreikning án þess að gefa hana út fyrst gefur forritið sjálfkrafa út skjalið þegar það er bókað.

Ef pantanirnar eða kreditreikningarnir eru bókaðir með því að nota aðgerðina fjöldabókun er hægt að velja að bóka aðeins þær pantanir eða þá kreditreikninga sem búið er að gefa út.

Sjá einnig