Þegar hnappurinn Bóka er valinn á innkaupaskjali er hægt að velja milli eftirfarandi bókunaraðgerða:

Þegar lokið hefur verið við allar línurnar og allar upplýsingar færðar á innkaupapöntunina er hægt að bóka hana, það er að segja stofna móttöku og reikning.

Þegar innkaupapöntun er bókuð, eru reikningur lánardrottins, fjárhagurinn og birgðahöfuðbókarfærslur uppfærðar.

Innkaupafærsla er stofnuð í töflunni Fjárhagsfærsla fyrir hverja innkaupapöntun. Færsla er einnig stofnuð í lánardrottnareikningi í töflunni Lánardr.færsla og fjárhagsfærsla er stofnuð í viðeigandi safnreikningi lánardrottna. Auk þess getur bókun pöntunarinnar leitt til VSK-færslu og fjárhagsfærslu vegna afsláttar. Hvort færsla vegna afsláttar er bókuð fer eftir því sem er í reitnum Afsláttarbókun í töflunni Innkaupagrunnur.

Birgðafærsla er stofnuð í töflunni Birgðafærsla fyrir hverja innkaupapöntunarlínu (ef innkaupalínurnar eru með vörunúmerum) eða þá að fjárhagsfærsla er stofnuð í töflunni Fjárhagsfærsla (ef fjárhagsreikningur er í innkaupalínunum). Ef birgðageymslan er sett upp fyrir hólfanotkun verður vöruhúsafærsla stofnuð í Vöruhúsafærsla töflunni.

Þar að auki eru innkaupapantanir alltaf skráðar í töflunum Innk.móttökuhaus og Innk.reikningshaus .

Áður en byrjað er að bóka er hægt að prenta prófunarskýrslu sem er með öllum upplýsingum í innkaupapöntuninni og birtir hugsanlegar villur. Til að prenta skýrsluna er farið í flipann Aðgerðir og Bókunvalin, og síðan Prufuskýrsla.

Mikilvægt
Hægt er að stofna bæði móttöku og reikning þegar pöntun er bókuð. Það er hægt að gera samhliða eða hvort í sínu lagi.

Einnig er hægt að mynda hlutamóttöku og gera hlutareikning með því að fylla út reitina Magn til móttöku og/eða Magn til reikningsf. í einstökum innkaupapöntunarlínum áður en bókað er. Bent er á að ekki er hægt að búa til reikning fyrir einhverju sem hefur ekki verið móttekið. Það er að segja, áður en hægt er að gera reikning verður móttaka að vera skráð, nema móttaka sé skráð um leið og reikningur er gerður.

Hægt er annað hvort að bóka, eða bóka og prenta. Ef valið er að bóka og prenta prentast skýrslan við bókun pöntunarinnar. Einnig er hægt að velja aðgerðina Fjöldabóka sem býður upp á að bóka nokkrar pantanir í einu.

Þegar bókun er lokið hverfa bókuðu innkaupalínurnar úr pöntuninni. Skilaboð segja til um hvenær bókun er lokið. Að þessu loknu má sjá bókuðu færslurnar í ýmsum af þeim gluggum sem innihalda bókaðar færslur, eins og Lánardrottinsfærslur, Fjárhagsfærslur, Birgðafærslur, Vöruhúsafærslur, Innkaupaafhendingar og Innkaupareikninga.

Viðvörun
Áætlunarkerfið reynir að steypa saman birgðum, til dæmis með því að auka núverandi innkaupapöntunarlínur sem innihalda nýja eftirspurn fyrir sömu vöru og lánardrottinn.

Ef innkaupapöntunarlína með virði í reitnum Verk nr. er hækkuð með áætlunarkerfinu, þá verður samanlagt innkaupamagn bókað sem notað af viðkomandi verki og þar af leiðandi valda röngum verkkostnaði. Gefa ber sérstakan gaum þegar bókaðar eru innkaupapöntunarlínur sem innihalda vinnslunúmer. Að öðrum kosti er hægt að fyrirbyggja vandamálið með eftirfarandi leiðum:

  • Skiptið tengdum innkaupapöntunum handvirkt með því að stofna aðra innkaupapöntunarlínu fyrir magnið sem ekki er verktengt.
  • Stillið vörur sem verða fyrir áhrifum með endurpöntunarstefnunni Panta, til að tryggja að áætlunarkerfið búi alltaf til birgðir fyrir hverja eftirspurn.
  • Stillið reitinn Sveigjanleiki áætlunar á innkaupapöntunarlínunni á Ekkert, til að tilgreina að slíkum birgðum er aldrei breytt af áætlunarkerfinu.

Sjá einnig