Eftir að uppsetningu forritsins, tæknilegri uppsetningu og stofnun fyrirtækis er lokið þarf að tilgreina reglur og sjálfgefin gildi fyrir það hvernig stjórna á fjárhagsferlum fyrir fyrirtækið. Hægt er að setja upp mörg fyrirtæki í sama gagnagrunni, til dæmis móðurfyrirtæki og dótturfyrirtæki. Ljúka þarf uppsetningarverkhlutunum sem lýst er í þessu efnisatriði fyrir hvert fyrirtæki.
Fyrsta skrefið er að setja upp kjarna bókhaldsskráningar fyrirtækisins - bókhaldslykilinn. Síðan eru settir upp bókunarflokkar, sem gera ferli úthlutunar sjálfgefinna almennra bókunarreikninga til viðskiptamanna, lánardrottna og vara skilvirkara.
Hægt er að nota víddir til að bæta mismunandi gerðum upplýsinga við öll viðskipti. Hægt er að setja upp grunnvíddir fyrirtækisins, svo sem Verkefni og Deildir. Síðar er hægt að bæta við fleiri víddum eftir þörfum, og setja upp tímabundnar víddir sem nota á í takmarkaðan tíma, til dæmis í tengslum við söluherferð.
Ljúka þarf mörgum af uppsetningarverkhlutunum áður en hægt er að hefja skráningu fjárhagslegra samskipta, en hægt er að breyta flestum stillingum síðar. Sumir uppsetningarverkhlutarnir eru valfrjálsir, til dæmis eru Bókun m. fyrirtækja og Samstæður aðeins sett upp ef unnið er með mörg fyrirtæki. Suma uppsetningarverkhluta, svo sem tilgreiningu tímabilsins þar sem bókanir eru leyfðar, þarf að endurtaka af og til.
Eftirfarandi tafla lýsir röð verkefna með tenglum í efnisatriði þar sem þeim er lýst. Verkin eru talin upp í sömu röð og þau eru yfirleitt framkvæmd.
| Til að | Sjá |
|---|---|
Færa inn grunnupplýsingar svo sem aðsetur fyrirtækisins og aðrar tengiliðaupplýsingar, VSK-númer og bankaupplýsingar. | |
Tilgreina bókunartímabil, til að koma í veg fyrir að notendur bóki utan gildandi tímabils. | |
Setja upp nýjan bókhaldslykil eða bæta nýjum reikningum við þann sem fyrir er. | |
Nota bókunarflokka til að tilgreina fjárhagsreikningana sem mismunandi gerðir viðskipta bóka í. | |
Nota upprunakóta sem verða sjálfkrafa úthlutaðir viðskiptum, og ástæðukóta sem hægt er að úthluta handvirkt, svo hægt sé að rekja viðskipti til uppruna síns. | |
Setja upp færslubækur, þar á meðal að setja upp margfaldar bókarkeyrslur og sjálfgefna mótreikninga, og úthluta ástæðukótum. | |
Setja upp víddir, víddargildi, flýtivíddir, altækar víddir, sjálfgefnar víddir og víddasamsetningar. | |
Opna reikningsárið og skilgreina fjárhagstímabil þess. | |
Fylgjast með öllum bankareikningum, í hvaða gjaldmiðli sem er. | |
Skrá viðskipti í fleiri en einum gjaldmiðli eða stofna fjárhagsskýrslur í öðrum gjaldmiðli. | |
Leyfa jöfnun færslna í ólíkum gjaldmiðlum hver við aðra. | |
Setja upp greiðsluskilmála, greiðsluafslætti af sölu, greiðsluaðferðir, áminningar, vaxtareikninga og greiðsluvikmörk. | |
Vinna við birgðatímabil, kostnaðaraðferðir og sléttunaraðferðir. | |
Reikningsfæra og innheimta inneignir hjá viðskiptamönnum eða greiða lánardrottnum. | |
Gefa hagstofu mánaðarlega skýrslu um hreyfingu vöru og afhenda skýrsluna skattyfirvöldum. | |
Reikna VSK eftir staðsetningu viðskiptamanns eða lánardrottins og gerð vörunnar. | |
Færa viðskipti rafrænt frá einum fyrirtækisfélaga til annars. | |
Sameina fjárhagsfærslur tveggja eða fleiri fyrirtækja í samstæðufyrirtæki. | |
Setja upp heiti áætlunar og færa inn áætlunartölurnar. |