Úr PDF-skjölum eða myndaskrám sem standa fyrir skjöl á innleið er hægt að láta ytri OCR-þjónustu (sjónræn stafakennsl) stofna rafræn skjöl sem hægt er að umbreyta í skráarfærslur í Microsoft Dynamics NAV. Þegar reikningur berst frá lánardrottni á PDF-sniði er til dæmis hægt að senda hann til OCR-þjónustu úr glugganum Fylgiskjöl á innleið. Þessu er lýst í fyrsta verkferlinu.

Sem valkostur við að senda skrá frá glugganum Fylgiskjöl á innleið, getur þú sent skrána í OCR þjónustu með tölvupósti. Þá, þegar þú færð rafræna skjal aftur, er tengd færsla fyrir skjal á innleið búin til sjálfkrafa. Þessu er lýst í öðru verkferlinu.

Eftir nokkrar sekúndur berst skráin aftur sem rafrænn reikningur sem hægt er að breyta í innkaupareikning fyrir lánardrottin. Þessu er lýst í þriðja verkferlinu.

Þú getur annað hvort sent skjöl á innleið til OCR þjónustu handvirkt, eins og lýst er í þessari aðferð, eða virkjað verkflæði til að senda þau sjálfvirkt um leið og skjal á innleið með viðhengi með PDF-skjali eða mynd er stofnað. Almenn útgáfa af Microsoft Dynamics NAV inniheldur verkflæðissniðmátið Verkflæði fyrir Skjal á innleið gegnum OCR, sem hægt er að stonfa verkflæði úr. Frekari upplýsingar eru í Verkflæði.

Vegna þess að OCR byggist á sjónrænum stafakennslum getur OCR-þjónustan túlkað bókstafi í PDF-skjali eða myndaskrám á rangan hátt, til dæmis fyrst þegar hún vinnur úr skjölum frá tilteknum lánardrottni. Hún túlkar merki fyrirtækisins hugsanlega ekki sem nafn lánardrottins eða mistúlkar heildarupphæð á kostnaðarkvittun vegna þess hvernig hún er sett upp. Til að forðast þessar villur fara fram, er hægt að leiðrétta villur í sérstakri útgáfu af glugganum.Skjal á innleið Leiðréttingar eru svo sendar aftur til OCR þjónustu til að þjálfa hana í að túlka sértákn rétt næst þegar það ferli PDF eða myndskjal fyrir sama lánardrottinn. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Þjálfa OCR-þjónustu til að forðast villur.

Rafræn skjöl sem eru mynduð í OCR eru unnin af gagnaskiptaumgjörð eins og fyrir rafæn PEPPOL-skjöl. Nánari upplýsingar eru í Hvernig á að: Taka við pg umbreyta rafræn skjölum.

Til athugunar
Umferð skráa til og frá OCR þjónustu er unnin af sérstakri verkraðarfærslu, sem eru búin til sjálfkrafa þegar þú kveikir á viðeigandi þjónustu tengingu. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Setja upp OCR-þjónustu.

Til að senda PDF eða myndaskrá til OCR þjónustu frá komandi glugga fyrir skjöl á innleið

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Fylgiskjöl á innleið og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Búið til nýja færslu fyrir skjal á innleið og hengið skrána við. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að stofna skjöl á innleið.

  3. Í glugganum Fylgiskjöl á innleið, á flipanum Aðgerðir, í flokknum OCR, skal velja Senda í verkröð.

    Gildið í reitnum Staða stafakennsla breytist í Tilbúið. Meðfylgjandi PDF eða ímynd skrá er send til OCR þjónustu af verkröðinni samkvæmt áætlun, að því tilskildu að engar villur eru. Frekari upplýsingar eru í Nota verkraðir til að tímaraða verkhlutum.

  4. Sem valkost má einnig, í glugganum Fylgiskjöl á innleið velja eina eða fleiri línur og svo, á flipanum Aðgerðir, í flokknum OCR, skal velja Senda í OCR verkröð.

    Gildið í reitnum Staða stafakennsla breytist í Sent ef engar villur hafa komið upp.

Til að senda PDF eða myndaskrá til OCR þjónustu með tölvupósti

  • Úr tölvupóstforritinu, sendið tölvupóst til OCR-þjónustuveitanda með viðhengdu PDF-skjali eða myndaskrá. Upplýsingar um netfang til að senda á er að finna á vefsvæði þjónustunnar.

    Vegna þess að engin komandi færsla er til fyrir skrána verður ný færsla búin til sjálfkrafa í Fylgiskjöl á innleiðglugganum þegar þú færð rafræna skjalið sem búið var til frá OCR þjónustu. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að stofna skjöl á innleið.

    Til athugunar
    Ef þú vinnur á töflu eða síma, getur þú sent skrána í OCR þjónustu eins fljótt og þú hefur tekið mynd af skjalinu, eða þú getur búið til skjal á innleið beint. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Stofna færslur skjala á innleið með því að taka mynd.

Til að taka á móti rafrænu skjali frá OCR-þjónustu

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Fylgiskjöl á innleið og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Til að draga rafrænt skjal handvirkt úr OCR-þjónustu skal á Aðgerðir flipanum í á OCR flokknum velja Móttaka úr OCR-þjónustu.

  3. Einnig, er hægt að bíða þar til nýtt rafrænt skjal kemur frá OCR þjónustu í gegnum verkröðina.

    Þegar rafrænt skjal kemur verður fyllt út í ýmsa reiti í glugganum Skjal á innleið með upplýsingum frá upprunaskjalinu. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Taka við pg umbreyta rafræn skjölum.

Nú er hægt að byrja að stofna færslur fyrir skjalið í Microsoft Dynamics NAV, handvirkt eða sjálfvirkt. Einnig er hægt að tengja nýja færslu skjals á innleið við fyrirliggjandi bókað eða óbókað skjal þannig að upprunaskrá sé auðvelt að fá aðgang úr Microsoft Dynamics NAV. Frekari upplýsingar eru í Nota skjöl á innleið.

Til athugunar
Þegar þú stofnar til dæmist innkaupareikning á úr rafrænu skjali sem var stofnað með OCR mun reikningurinn innihalda eina línu af gerðinni Fjárhagsreikningur með auðum Lýsingaarreit og gildið í reitnum Upphæð verður jafngilt heildarupphæð, fyrir utan VSK. Til að vera viss um að reiturinn Lýsing sé fylltur út er hægt að opna gluggann Vörpun texta á reikning úr glugganum Fylgiskjöl á innleið til að ákvarða að tilteknum reikningstexta sé alltaf varpað á tiltekinn debetreikning. Þegar haldið er áfram verður reiturinn Lýsing í línum skjalsins sem var stofnuð úr rafræn skjali fyrir þann lánardrottins síðan fært með textanum viðkomandi, þannig að reikningurinn sé tilbúinn til að bóka. Nánari upplýsingar sjá Hvernig á að: Taka við pg umbreyta rafræn skjölum.

Ábending

Sjá einnig