Annar valkostur við að senda sem viðhengi í tölvupósti er að senda og taka á móti skjölum á rafrænan hátt. Með rafrænu skjali er átt við staðlaða og samþykkta skrá sem stendur fyrir skrárfærslu, s.s. sölureikning frá lánardrottni, sem hægt er að móttaka og umbreyta í innkaupareikning í Microsoft Dynamics NAV. Skipti rafrænna skjala á milli tveggja viðskiptafélaga er framkvæmd af ytri veitanda skjalaskiptaþjónustu. Almenn útgáfa Microsoft Dynamics NAV styður sendingu og móttöku rafrænna reikninga og kreditreikninga á PEPPOL-sniði, sem er stutt af stærstu þjónustuveitum skjalaskiptaþjónustu. Stór þjónustuveitandi skjalaskiptaþjónustu er forstilltur og tilbúinn til uppsetningar fyrir fyrirtækið. Til að veita stuðning fyrir aðrar rafrænar skjalasnið, þarf að stofna nýjar dagsetningar fyrir skiptiskilgreiningu í Data Exchange Framework.

Úr PDF-skjölum eða myndaskrám sem standa fyrir skjöl á innleið er hægt að láta ytri OCR-þjónustu (sjónræn stafakennsl) stofna rafræn skjöl sem hægt er að umbreyta í skráarfærslur í Microsoft Dynamics NAV, rétt eins og með rafræn PEPPOL-skjöl. Þegar reikningur berst frá lánardrottni á PDF-sniði er til dæmis hægt að senda hann til OCR-þjónustu úr glugganum Fylgiskjöl á innleið. Eftir nokkrar sekúndur berst skráin aftur sem rafrænn reikningur sem hægt er að breyta í innkaupareikning fyrir lánardrottin. Ef skráin er send í OCR-þjónustu með tölvupósti er ný færsla fyrir skjal á innleið sjálfkrafa stofnum þegar tekið er aftur á móti rafræna skjalinu.

Til að senda, til dæmis, sölureikning sem rafrænt PEPPOL-skjal skal velja sem Rafrænt skjal valkostinn í á Bóka og senda svargluggi. Hér er hægt að einnig setja upp viðskiptamanns sjálfgefna skjalið sendingarsnið. Fyrst þarf að setja upp mismunandi aðalgögn, t.d. upplýsingar um fyrirtækið, viðskiptavini, atriði, og mælieiningar. Þau eru notuð til að bera kennsl á viðskiptafélaga og atriði þegar gögnum er umbreytt í reiti í Microsoft Dynamics NAV í einingar í skjalaskrá á útleið. Gagnaumreikningurinn og sending á PEPPOL-sölureikningum eru framkvæmdar af tilteknum kóðaeiningum og XMLports, táknað með PEPPOL rafræna skjalasniðinu.

Til dæmis, til að taka á móti reikningur frá lánardrottinn sem rafrænu PEPPOL-skjali er skjalið unnið í glugganum Fylgiskjöl á innleið til að breyta því í innkaupareikningi í Microsoft Dynamics NAV. Það er annaðhvort hægt að setja upp verkraðareiginleika til að vinna reglulega úr slíkum skjölum eða hægt er að ræsa ferlið handvirkt. Fyrst þarf að setja upp mismunandi aðalgögn, t.d. upplýsingar um fyrirtækið, lánardrottna, atriði, og mælieiningar. Þau eru notuð til að bera kennsl á viðskiptafélaga og atriði þegar gögnum í einingum í skjölum á innleið er breytt í reiti í Microsoft Dynamics NAV. Móttaka og gagnaumbreyting PEPPOL-reikninga er framkvæmt af gagnaskiptaumgjörðinni sem stendur fyrir gagnaskiptaskilgreiningu PEPPOL - Reikningur.

Til að taka við, til dæmis, reikningi sem rafrænu OCR-skjali, er það meðhöndlað líkt og þegar rafrænt PEPPOL-skjal er móttekið. Móttaka og gagnaumbreyting rafrænna reikninga úr OCR er framkvæmt af gagnaskiptaumgjörðinni sem stendur fyrir gagnaskiptaskilgreiningu PEPPOL - Reikningur.

Skráasnið fyrir skipti bankagagna með ERP-kerfi er breytilegt eftir birgi skráarinnar og/eða landi/svæði. Almenn útgáfa Microsoft Dynamics NAV styður innflutning og útflutning á SEPA-bankaskrám (Single Euro Payments Area) og umskráningarþjónustu fyrir bankagögn af hálfu ytri veitanda, AMC Consult. Til að veita stuðning á öðrum rafrænu formi er notað Data Exchange Framework.

Til að flytja út kreditfærslur SEPA skal velja hnappinn Flytja greiðslur út í skrá í glugganum Útgreiðslubók og hlaða svo upp skránni til að vinna úr greiðlunum í bankanum. Fyrst þarf að setja upp mismunandi aðalgögn, t.d. bankareikning, lánardrottna og greiðslumáta. Gagnaumreikningurinn og útflutningur á SEPA-bankagögnum eru framkvæmdar af þartilgerðum kóðaeiningum og XMLport, táknað með SEPA-kreditfærsla bankauppsetningu innflutningur/útflutningur. Að öðrum kosti er hægt að setja upp umreikningsþjónusta fyrir bankagögn og látið hana sjá um útflutninginn, táknað með Umreikningsþjónusta bankagagna - Kreditfærslur gagnaskiptaskilgreiningu.

Til að flytja út leiðbeiningar fyrir SEPA-beingreiðslur skal velja hnappinn Flytja út beingreiðsluskrá í glugganumInnheimta með beinni skuldfærslu og senda hana svo í bankann til að innheimta sjálfkrafa umræddar greiðlur viðskiptamanns. Fyrst þarf að setja upp bankareikninga, lánardrottna, umboð fyrir beingreiðslu og greiðslumáta. Gagnaumreikningurinn og útflutningur á SEPA-bankagögnum eru framkvæmdar af þartilgerðum kóðaeiningum og XMLport, táknað með SEPA-beingreiðsla bankauppsetningu innflutningur/útflutningur.

Til að flytja inn SEPA-bankayfirlit skal velja hnappinn Flytja inn bankayfirlit í gluggunum Greiðsluafstemmingarbók og Bankareikn.afstemming og halda svo áfram og leggja fram hverja bankayfirlitsfærslu til greiðslu eða í fjárhagsfærslur, handvirkt eða sjálfkrafa. Fyrst þarf að setja upp bankareikninga. Innflutningur og gagnaumbreyting SEPA-bankagagna er framkvæmt af gagnaskiptaumgjörðinni sem stendur fyrir gagnaskiptaskilgreiningu SEPA CAMT. Að öðrum kosti er hægt að setja upp umreikningsþjónusta fyrir bankagögn og látið hana sjá um innflutninginn, táknað með Umreikningsþjónusta bankagagna - Bankayfirlit gagnaskiptaskilgreiningu.

Auk þess styðja staðbundnar útgáfur Microsoft Dynamics NAV ýmis önnur skráarsnið fyrir innflutning/útflutning á bankagögnum, launafærslum og öðrum gögnum. Nánari upplýsingar fást með því að skoða kaflann „Staðbundin virkni“ í útgáfu þíns lands af Microsoft Dynamics NAV.

Hægt er að setja upp ytri þjónusta til að gæta þess að gengi gjaldmiðils sé rétt. Þjónustan sem veitir uppfært gengi gjaldmiðils er virk af skilgreiningu gagnaskipta. Til samræmis er Þjónusta gengis gjaldmiðils glugginn samantekið yfirlit Skilgreining gagnaskipta gluggans fyrir skilgreiningu gagnaskipta sem um ræðir.

Fyrir öll gagnaskipti í XML-skrám er hægt að undirbúa gagnaskiptauppsetninguna með því að hlaða tengdum XML-skemaskrám í XML-skemaskoðunglugga. Hér eru fyrst valin gagnastökin sem á að skiptast á við Microsoft Dynamics NAV og svo skal annaðhvort hefja gagnaskiptiskilgreiningu (yfirleitt fyrir innflutning) eða mynda XMLport (yfirleitt fyrir útflutning).

Eftirfarandi tafla lýsir röð verkefna með tenglum í efnisatriði þar sem þeim er lýst.

Hugtök