Annar valkostur við að senda skrár sem viðhengi í tölvupósti er að senda og taka á móti skjölum á rafrænan hátt. Með rafrænu skjali er átt við staðlaða og samþykkta skrá sem stendur fyrir skrárfærslu, s.s. sölureikning sem hægt er að taka á móti og umbreyta í innkaupareikning í Microsoft Dynamics NAV. Skipti rafrænna skjala á milli tveggja viðskiptafélaga er framkvæmd af ytri veitanda skjalaskiptaþjónustu. Almenn útgáfa Microsoft Dynamics NAV styður sendingu og móttöku rafrænna reikninga og kreditreikninga á PEPPOL-sniði, sem er stutt af stærstu þjónustuveitum skjalaskiptaþjónustu. Stór þjónustuveitandi skjalaskiptaþjónustu er forstilltur og tilbúinn til uppsetningar fyrir fyrirtækið.

Úr PDF-skjölum eða myndaskrám sem standa fyrir skjöl á innleið er hægt að láta ytri OCR-þjónustu (sjónræn stafakennsl) stofna rafræn skjöl sem hægt er að umbreyta í skráarfærslur í Microsoft Dynamics NAV, rétt eins og með rafræn PEPPOL-skjöl. Þegar reikningur berst frá lánardrottni á PDF-sniði er til dæmis hægt að senda hann til OCR-þjónustu úr glugganum Fylgiskjöl á innleið. Eftir nokkrar sekúndur berst skráin aftur sem rafrænn reikningur sem hægt er að breyta í innkaupareikning fyrir lánardrottin. Ef skráin er send í OCR-þjónustu með tölvupósti er ný færsla fyrir skjal á innleið sjálfkrafa stofnum þegar tekið er aftur á móti rafræna skjalinu.

The PEPPOL rafræna skjal snið er forstillt þannig að gera þér kleift að senda rafræna reikninga og trúnaður minnisblöð í PEPPOL sniði. Fyrst þarf að setja upp mismunandi aðalgögn, t.d. upplýsingar um fyrirtækið, viðskiptavini, atriði, og mælieiningar. Þau eru notuð til að bera kennsl á viðskiptafélaga og atriði þegar gögnum er umbreytt í reiti í Microsoft Dynamics NAV í einingar í skjalaskrá á útleið. Að lokum verður að velja snið í glugganum Rafræn snið skjals fyrir hvern viðskiptamaður sem á að senda rafræn PEPPOL-skjöl til. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Senda rafræn skjöl.

PEPPOL - Reikningur og PEPPOL - Kreditreikningur gagnaskiptaskilgreiningar eru forstilltar til að leyfa þér að taka við rafrænum reikningum og kreditreikningum á PEPPOL-sniði. Fyrst þarf að setja upp mismunandi aðalgögn, t.d. upplýsingar um fyrirtækið, lánardrottna, atriði, og mælieiningar. Þau eru notuð til að bera kennsl á viðskiptafélaga og atriði þegar gögnum er umbreytt í reiti í Microsoft Dynamics NAV í einingar í skjalaskrá á innleið. Að lokum verður að velja gagnaskiptaskilgreiningu í glugganum Fylgiskjöl á innleið fyrir hvert rafrænt skjal á innleið sem á að umbreyta í innkaupaskjal í Microsoft Dynamics NAV. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Taka við pg umbreyta rafræn skjölum.

OCR - Reikningur gagnaskiptaskilgreining er forstillt til að leyfa þér að taka við rafrænum skjölum sem eru stofuð af OCR-þjónustu. Til að taka við, til dæmis, reikningi sem á rafræns OCR-skjals eru sett upp aðaldagsetning og síðan er skjalið meðhöndlað líkt og þegar rafrænt PEPPOL-skjal er móttekið. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að nota OCR til að breyta PDF og myndaskrám í rafræn skjöl.

Forstillt þjónusta fyrir skjalaskipti og OCR verður að vera virkt fyrir sendingu eða móttöku. Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að setja upp skjalaskiptaþjónustu og Hvernig á að: Setja upp OCR-þjónustu.

Þetta efnisatriði inniheldur eftirfarandi ferli:

Til að setja upp fyrirtæki til að senda rafræna skjal og fá

  1. Í reitinn Leita skal færa inn Stofngögn og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Á flýtiflipanum Almennt þarf að fylla reitina út eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    GLN-númer

    Auðkennið fyrirtækið.

    Til dæmis, þegar þú sendir rafræna reikninga í PEPPOL sniði, gildi á þessu sviði er notað til að byggja á EndPointID einingu undir AccountingSupplierParty hnút í skránni. Talan er byggt á GS1 staðall, sem er í samræmi við ISO 6523.

    VSK-númer

    Tilgreinir VSK-skráningarnúmer fyrirtækisins.

    Ábyrgðarstöð

    Ef fyrirtækið er settur upp með ábyrgðarstöð skal tryggja að reiturinn Lands-/svæðiskóti sé fylltur út.

Til að setja upp fyrirtæki til að senda rafræna skjal og fá

  1. Í reitinum Leit skal færa inn VSK-bókunargrunn og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Fyrir hverja VSK staða skipulag línu sem þú munt nota til rafrænna skjala, fylla á sviði eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    Skattaflokkur

    Tilgreina VSK flokk.

    Til dæmis, þegar þú sendir rafræna reikninga í PEPPOL sniði, gildi á þessu sviði er notað til að byggja á TaxApplied frumefni undir AccountingSupplierParty hnút í skránni. Talan er byggt á UNCL5305 staðall.

Til að setja upp fyrirtæki til að senda rafræna skjal og fá

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Kostnaðarúthlutanir og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Fyrir hverja VSK staða skipulag línu sem þú munt nota til rafrænna skjala, fylla á sviði eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    VSK-skema

    Þekkja innlenda aðila sem gefur út VSK-númer fyrir landinu / á svæðinu í tengslum við rafræna skjal sendingu.

    Til dæmis, þegar þú sendir rafræna reikninga í PEPPOL sniði, gildi á þessu sviði er notað til að byggja á SchemeID eigind fyrir EndPointID einingu undir bæði AccountingSupplierParty hnúði og AccountingCustomerParty í skránni.

    Reitur VSK-skema er aðeins notaður efGLN-númer reitur i glugga Stofngögn er ekki fylltur út.

    Til athugunar
    Gildið í reitnum Kóti í Lönd/svæði glugganum verður að vera í samræmi við ISO 3166-1:Alpha2.

Til að setja upp fyrirtæki til að senda rafræna skjal og fá

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Vörur og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Fylla inn í reitinn eins og lýst er í eftirfarandi töflu fyrir hverja vöru sem er keypt eða seld í rafrænum skjölum.

    Reitur Lýsing

    GTIN-númer

    Auðkennir vöru sem tengist sendingu eða móttöku rafrænt skjal. Fyrir PEPPOL snið, er svæðið notað sem hér segir:

    Ef einingin StandardItemIdentification/ID er með eigindina SchemeID stillta á GTIN, þá er einingunni varpað á reitinn GTIN-númer á vöruspjaldinu.

Til að setja upp mælieiningar til að senda rafræna skjal og fá

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Birgðahaldseining og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Fyrir hverja VSK staða skipulag línu sem þú munt nota til rafrænna skjala, fylla á sviði eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    Alþjóðlegur staðlakóði

    Tilgreina mælieiningu kóða tjáð samkvæmt UNECERec20 staðall í tengslum við sendingu rafrænna skjala.

    Til dæmis, þegar þú sendir rafræna reikninga í PEPPOL sniði, gildi á þessu sviði er notað til að byggja á unitCode eigindi á InvoicedQuantity frumefni undir InvoiceLine hnút.

    Til athugunar
    Ef reiturinn Mælieining á sölulína er auður mun staðlað gildi UNECERe20 fyrir “Piece” (H87) verða sett inn sjálfgefið.

    Frekari upplýsingar og skrá yfir fullnægjandi mælieiningarkóði er að finna í Tilmæli nr. 20 - Mælieiningar sem notaðar eru í alþjóðaviðskiptum.

Til að setja upp viðskiptavini fyrir rafræna skjal senda

  1. Í reitinn Leita skal færa inn Viðskiptamenn og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Fyrir hvern viðskiptamann sem rafræn skjöl eru send til skal fylla inn í reitina eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    GLN-númer

    Auðkennið viðskiptamanninn.

    Sem dæmi má nefna að þegar sendir eru rafrænir reikningur í PEPPOL-sniði er gildið í þessum reit notað til að fylla út í talnaeininguna EndPointID undir hnútnum AccountingCustomerParty í skránni. Talan er byggt á GS1 staðall, sem er í samræmi við ISO 6523.

    Ef reiturinn GLN-númer er auður er gildi í reitnum VSK-númer notað.

    VSK-númer

    Tilgreinið VSK-skráningarnúmer viðskiptamannsins.

    Ábending
    Veljið hnappinn DrillDown til að nota vefþjónustu sem staðfestir að númerið sé til í fyrirtækjaskrá lands.

    Ábyrgðarstöð

    Ef viðskiptamaður er settur upp með ábyrgðarstöð skal tryggja að reiturinn Lands-/svæðiskóti sé fylltur út.

Hægt er að setja hvern viðskiptamaður upp með valinni aðferð við að senda viðskiptaskjöl til að þurfa ekki að velja sendingarvalkost í hvert skipti sem viðskiptamanni eru send skjöl. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Setja upp sendisnið skjala.

Til að velja PEPPOL-snið fyrir rafræn skjöl við sendingu rafrænna skjala

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Sendingarsnið skjala og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Opna forstillingu fyrir sendingu skjala sem þegar er til eða stofna nýja. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Setja upp sendisnið skjala.

  3. Í glugganum Forstilling skjalasendingar skal velja Rafrænt snið,línu fyrir PEPPOL og velja síðan hnappinn Í lagi.

  4. Í reitnum Rafrænt skjal skal velja Já (í gegnum skjalaskiptaþjónusta).

    Til athugunar
    Microsoft Dynamics NAV greinir sjálfkrafa hvort skjalið er reiknigur eða kreditreikningur og beitir PEPPOL-sniði samkvæmt því.

  5. Til að nota þessa forstillingu sendingar á skjölum fyrir alla viðskiptamenn skal velja gátreit Sjálfgildi á flýtiflipanum Almennt. Til að nota það aðeins fyrir tiltekna viðskiptamenn skal fylla út í reitinn Forstilling skjalasendingar á viðkomandi viðskiptamannaspjaldi. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Setja upp sendisnið skjala.

Núna er hægt að senda rafrænt skjal sem inniheldur umbreyttu gögnin. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Senda rafræn skjöl.

Til að setja upp viðskiptavini fyrir rafræna skjal senda

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Lánardrottnar og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Fyrir hvern lánardrottin sem sendir rafræn skjöl skal fylla inn í reitina eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    GLN-númer

    Auðkennið lánardrottin.

    Sem dæmi má nefna að þegar mótteknir eru rafrænir reikningar í PEPPOL-sniði er gildið í þessum reit notað til að fylla út í talnaeininguna EndPointID undir hnútnum AccountingSupplierParty í skránni. Talan er byggt á GS1 staðall, sem er í samræmi við ISO 6523.

    Ef reiturinn GLN-númer er auður er gildi í reitnum VSK-númer notað.

    VSK-númer

    Tilgreinið VSK-skráningarnúmer lánardrottins.

    Ábending
    Veljið hnappinn DrillDown til að nota vefþjónustu sem staðfestir að númerið sé til í fyrirtækjaskrá lands.

    Ábyrgðarstöð

    Ef lánardrottinn er settur upp með ábyrgðarstöð skal tryggja að reiturinn Lands-/svæðiskóti sé fylltur út.

Til að velja PEPPOL-gagnaskiptaskilgreiningu við móttöku rafrænna skjala

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Fylgiskjöl á innleið og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Í línu fyrir rafrænt skjal sem á að taka á móti og umbreyta skal velja reitinn Gerð gagnaskipta og velja síðan PEPPOLINVOICE.

    Ef skjalið sem á að taka við er kreditreikningur er valið PEPPOLCREDITMEMO.

Nú er hægt að taka á móti rafrænu skjali með því að hefja umbreytingarferli gagna í glugganum Fylgiskjöl á innleið. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að: Taka við pg umbreyta rafræn skjölum.

Til að setja upp G / L reikning til að nota á nýjum línum kaup reikningi fyrir utan aðgreinanlegra atriði og erlendra liða

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Innkaup og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Í flýtiflipanum Gagnaskipti skal fylla inn í reitina eins og lýst er í eftirfarandi töflu.

    Reitur Lýsing

    Debetreikn. fyrir línur sem eru ekki vörulínur

    Tilgreinir fjárhagsreikning sem er sjálfkrafa settur inn í innkaupalínu sem eru stofnaðar úr rafrænum skjölum þegar skjalalína skjals á innleið inniheldur ekki auðkennanlegt atriði. Öllum línum skjala á innleið sem hafa ekki GTIN eða vörunúmer lánardrottins verður breytt í innkaupalínu af gerðinni Fjárhagsreikningur og reiturinn Nr. í innkaupalínunni mun innihalda reikning sem valinn var í reitnum Debetreikn. fyrir línur sem eru ekki vörulínur.

    Ef reiturinn Debetreikn. fyrir línur sem eru ekki vörulínur er hafður auður og skjal á innleið hefur línur án auðkennanlegra atriða verður innkaupaskjal ekki stofnað. Villuboð munu biðja um að fyllt sé í reitinn Debetreikn. fyrir línur sem eru ekki vörulínur áður en hægt er að ljúka verkinu.

Ábending

Sjá einnig