Færslubækur eru notaðar til að bóka fjárhagsreikninga og aðra reikninga, svo sem banka-, viðskiptamanna-, lánardrottna- og eignareikninga. Bókun með almennri færslubók stofnar alltaf færslur á fjárhagsreikningum. Slíkt á við jafnvel í tilvikum þegar færslubókarlína er bókuð á reikning viðskiptamanns, vegna þess að færsla er bókuð í safnreikning færslubókar með bókunarflokki.
Í boði eru fleiri færslubækur auk almennra færslubóka, t.d. birgðaflutningsbækur, raunbirgðabækur, forðabækur og eignabækur. Þessar færslubækur stofna ekki færslur í fjárhag en stofna aðrar tegundir færslna. Til dæmis er raunbirgðabókin notuð til að bera saman niðurstöður raunbirgðatalningar og magn á lager samkvæmt útreikningi. Þegar færslubókin er bókuð er raunbirgðafærsla stofnuð fyrir hverja færslubókarlínu og birgðafærsla fyrir hverja færslubókarlínu þar sem er mismunur á milli raunbirgðatalningarinnar og magns á lager samkvæmt útreikningi.
Upplýsingarnar sem eru færðar inn í færslubók eru til bráðabirgða og það er hægt að breyta þeim í færslubókinni. Þegar færslubókin er bókuð, eru upplýsingarnar færðar í færslur á einstökum reikningum, þar sem ekki er hægt að breyta þeim. Það er samt sem áður hægt að ógilda bókaðar færslur og snúa við bókunum eða leiðrétta bókanir.
Sniðmát færslubóka og keyrslur
Til eru nokkur færslubókarsniðmát, svo sem inngreiðslubók og eignafjárhagsbók. Hvert sniðmát er með sérstakan glugga með ákveðnum aðgerðum og reitum sem verða að styðja aðgerðirnar.
Ef nauðsyn krefur er hægt að stofna fjöldakeyrslur bóka (einstakar færslubækur) fyrir hvert sniðmát færslubóka. Til dæmis geta tilteknir starfsmenn haft sína eigin færslubókarkeyrslu, þar sem upphafstafir þeirra eru notaðir sem heiti á bókakeyrslurnar. Frekari upplýsingar eru í Uppsetning færslubókar.
Aðalreikningar og mótreikningar
Ef stofnaðir voru sjálfgefnir mótreikningar fyrir bókakeyrslur, eru mótreikningarnir fylltir út sjálfkrafa þegar fyllt er í reitinn Reikningur nr. . Að öðrum kosti er fyllt í reitinn Reikningur nr. og reitinn Mótreikningur nr. handvirkt. Jákvæð upphæð í reitnum Upphæð er tekin út af aðalreikningnum og lögð inn á mótreikninginn. Neikvæð upphæð er lögð inn á aðalreikninginn og tekin út af mótreikningnum.
 Til athugunar |
|---|
| VSK er reiknaður út á aðskilin hátt fyrir aðalreikninginn og mótreikninginn, þannig að þar er hægt að nota mismunandi VSK prósentuhlutfall. |
Ítrekunarbækur
Ítrekunarbók er færslubók með sérstökum reitum til að stjórna færslum sem eru bókaðar reglulega með litlum eða engum breytingum. Með því að nota þessa reiti fyrir endurteknar færslur er hægt að bóka bæði fastar og breytilegar upphæðir. Einnig er hægt að tilgreina sjálfvirkar bakfærslur daginn eftir bókunardag og nota úthlutunarlykla fyrir ítrekunarfærslur.
Eftirfarandi tafla lýsir röð verkefna með tenglum í efnisatriði þar sem þeim er lýst. Verkin eru talin upp í sömu röð og þau eru yfirleitt framkvæmd.
| Til að | Sjá |
|---|---|
Færa inn og bóka eina eða fleiri línur í færslubók. | |
Nota aðgerð til að koma handvirkt fyrir innfærðum númerum fylgiskjala í færslubækur í réttri röð. Þetta tryggir að bókun færslubókar er ekki lokað vegna þess að númer fylgiskjala á færslubókarlínum eru ekki í réttri röð. | |
Færa inn stofnupphæð VSK í færslubókarlínu. | Hvernig á að færa inn VSK-skyldar upphæðir án VSK færslubókum |
Reikna út upphæðina sem verður á sjóðsreikningi eða öðrum lausafjárreikningum eftir bókun, áður en færslubók er bókuð. | |
Vista færslubókalínur sem er hægt að nota aftur síðar. | |
Fylla út færslubók með línum sem vistaðar hafa verið sem hefðbundin færslubók. | |
Nota ítrekunarbók til að bóka reglubundnar færslur, t.d. fasta útgjaldaliði eins og leigu. | |
Nota færslubók til að bóka færslu MF-félaga. | |
Úthluta færslu ítrekunarbókar til nokkurra reikninga þegar færslubókin er bókuð. | |
Búa til sjálfkrafa og bóka ítrekunarfærslur með sama númeri fylgiskjals og bókunardagsetningu og upphaflega færslan. | |
Búa handvirkt til færslubókarlínu til að bakfæra ranga bókun. | |
Skoða villuboð fyrir allar línur færslubókar áður en bókun fer fram. |