Ef skjal hefur verið bókað, t.d. innkaupapöntun, og í ljós kemur að sumar af upplýsingunum á línunum eru rangar, er hægt að leiðrétta þetta bókaða skjal.

Hér á eftir er ranglega bókuð innkaupapöntun notuð sem dæmi.

Það eru þrjár leiðir til að leiðrétta bókaða innkaupapöntun:

Hér á eftir er aðferðunum þremur lýst í stuttu máli. Engin aðferðanna mun leiða til rangra útreikninga á reiknuðum meðalkostnaði.

Eins kreditreikningur og ný innkaupapöntun búin til

Ef búinn er til nýr kreditreikningur með sömu upplýsingum og í ranglega útfylltu innkaupapöntuninni bakfærir það bókuðu pöntunina. Annaðhvort er hægt að færa handvirkt í kreditreikninginn eða nota aðra af tveimur aðferðum til að fylla sjálfkrafa í línurnar.

  • Hægt er að nota keyrsluna Afrita fylgiskjal til að afrita fyrirliggjandi fylgiskjal í kreditreikning. Þessi aðgerð er notuð til að afrita allt fylgiskjalið. Það er annað hvort bókað fylgiskjal eða fylgiskjal sem hefur ekki enn verið bókað. Þessi aðgerð bakfærir einungis kostnað nákvæmlega þegar nákvæm bakfærsla kostnaðar er sett upp sem áskilin í Innkaupagrunni.
  • Hægt er að nota aðgerðina Sækja bókaðar fylgiskjalalínur til að bakfæra til að afrita eina eða fleiri bókaðar fylgiskjalalínur úr einu eða fleiri bókuðum fylgiskjölum í nýtt fylgiskjal kreditreikningsins. Þessi aðgerð bakfærir alltaf nákvæmlega kostnaðinn frá bókuðu fylgiskjalalínunni, óháð því hvort nákvæm bakfærsla kostnaðar er sett upp sem áskilin í Innkaupagrunni.

Þegar önnur þessara aðferða er notuð (og þegar keyrslan Afrita fylgiskjal þar sem nákvæm bakfærsla kostnaðar hefur verið sett upp sem áskilin í Innkaupagrunni) býr forritið til tengil í upphaflegu birgðafærslurnar í reitnum Jafna birgðafærslu til að tryggja að kostnaðurinn sé afritaður úr upprunalega bókaða fylgiskjalinu. Ef línan er með vörurakningu getur forritið ekki útvegað nákvæma bakfærslu kostnaðar vegna þess að frátekning er ekki í boði í innkaupakreditreikningnum. Hægt er að búa til vöruskilapöntun innkaupa í stað þess að ná fram nákvæmri bakfærslu kostnaðar af vörurakinni línu.

Færa verður í reitinn Jafna birgðafærslu. Þetta er einungis mögulegt ef ranga vörufærslan er enn opin. Þegar kreditreikningurinn er bókaður hefur ranga skjalið verið bakfært og hægt er að setja það aftur inn í kerfið með því að búa til nýja innkaupapöntun og færa rétt inn í hana.

Það að bakfæra rangt skjal þýðir að forritið „eyðir“ magntölum og birgðavirði röngu innkaupapöntunarinnar.

Ef einnig á að leiðrétta lánardrottnareikninginn er hægt að færa inn í reitina Tegund jöfnunar og Jöfnunarnúmer í hausinn innkaupakreditreikningur. Ef hausinn hefur leiðréttingarreit verður að setja gátmerki í þann reit.

Bókuð vara endurmetin

Með því að nota endurmatsbókina til að leiðrétta bókuðu pöntunina er hægt að leiðrétta birgðavirði bókaðra vara, en ekki er hægt að uppfæra lánardrottnareikninginn eða tiltækt magn.

Í endurmatsbókinni er fært í reitina Vörunr. og Jafna birgðafærslu. Færið inn rétta gildið í reitinn Kostnaðarverð (endurmetið) eða reitinn Birgðavirði (endurmetið).

Þessi aðferð leiðréttir einungis birgðavirðið.

Kreditreikningur búinn til og bókaður með vörugjaldi

Hægt er að leiðrétta ranglega bókaða innkaupapöntun með því að búa til kreditreikning með sama haus eins og upprunalega skjalið en án röngu línanna. Í staðinn er hægt að búa til vörugjaldalínu (þ.e.a.s. línu þar sem tegundin er gjald (vara)).

Fyrst þarf að setja upp vörugjaldanúmer til að bera kennsl á þessar tegundir leiðréttinga.

Síðan er hægt að nota gluggann Skipting kostnaðarauka (innk.) til að búa til tengingu í ranglega bókaða innkaupamóttöku. Þegar kreditreikningurinn er bókaður uppfærir forritið birgðavirðið og lánardrottnafærslurnar.

Sjá einnig