Séu aðrir kerfishlutar notaðir en Fjárhagur og bókunarreikningar á borð við Viðskiptamenn, lánardrottnar, Vörur eða Forði verður að tengja þessa reikninga og fjárhagsreikningana. Ef kerfishlutinn Fjárhagsreikningur er notaður þarf ekki að stofna bókunarflokka.
Bókunarflokkar eru notaðir til að búa til þessar tengingar á milli mismunandi svæða forritsins og fjárhagshlutans. Þess vegna verður þú að setja upp bókhaldslykil áður en þú stofnar bókunarflokka. Þegar sala, innkaup og aðrar færslur eru skráðar og bókaðar án þess að tilgreina fjárhagsreikning varpa bókunarflokkar yfir á réttan reikning. Til dæmis eru engir fjárhagslyklar tilgreindir sérstaklega fyrir sölu vöru til viðskiptavinar á sölupöntun. Hins vegar sýnir forskoðun bókaðra reikninga færslur sem voru bókaðar í Fjárhag þegar Færsluleit er notuð. Þetta gerist þegar viðskiptamenn og vörur eru tengdar bókunarflokki til að finna fjárhagsreikninga.
Þrír helstu bókunarflokkarnir sem sjá um sölu birgða og forða til viðskiptamanna frá lánardrottnum eru:
-
Almennir bókunarflokkar
-
Sértækir bókunarflokkar
-
VSK-bókunarflokkar
Almennir bókunarflokkar
Almennum bókunarflokkum er bætt við Viðskiptamenn, lánardrottnar, Vörur og Forði til að tengja færslur vegna vara og/eða forða í innkaupa- og söluskjölum sem og birgða- og verkbókum við fjárhag.
-
Almennir viðskiptabókunarflokkar: Tilgreinir „hverjum er selt“ (Viðskiptamenn) og „frá hverjum er keypt“ (lánardrottnar).
-
Almennir vörubókunarflokkar: Tilgreinir „hvað er selt“ (Vörur og Forði) og „hvað er keypt“ (Vörur).
-
Alm. bókunargrunnur: Fylkisgluggi sem sameinar viðskipta- og vörubókunarflokka. Hver samsetning sýnir notandanum í hvaða reikning forritið mun bóka:
-
Sala og innkaup
-
Sala og innkaupakreditreikningar
-
Sala og innkaupareiknings- og staðgreiðsluafsláttur
-
Kostnaður seldra vara og birgðaleiðréttingar
-
Beinn kostnaður jafnaður og sameiginl. kostnaður jafnaður
-
Frávik í innkaupum
-
Sala og innkaup
Það eru undantekningar, en yfirleitt General Staða Skipulag fylkið er notað til að auðkenna rekstrarreikning reikninga sem þú munt senda. Fyrir hverja samsetningu viðskipta og vara staða hópa sem þú getur tengt mismunandi sett af G / L reikninga. Sölu einnar vöru má bóka í marga sölureikninga í fjárhag þegar viðskiptavinir eru tengdir við marga bókunarflokka. Sama fjárhagsreikning má nota fyrir mismunandi samsetningar til að hægt sé nota afmarkanir bókunarflokka á skýrslur.
Almennir viðskiptabókunarflokkar
Viðskiptabókunarflokkar eru tengdir við viðskiptamenn og lánardrottna. Í glugganum 
Alm. viðskiptabókunarflokkar er færður inn kóti og lýsing fyrir bókunarflokkinn.
Þegar viðskiptaflokkar eru settir upp verður að hafa eftirfarandi í huga:
-
Hversu marga flokka þarf til að sundurliða sölu eftir viðskiptamönnum.
-
Hversu marga flokka þarf til að sundurliða innkaup eftir lánardrottnum.
Viðskiptaflokka má setja upp til að flokka viðskiptamenn og lánardrottna eftir búsetu (innanlands, í löndum/svæðum ESB, vestanhafs og austan o.s.frv.), eftir tegundum fyrirtækja (smásala, iðnaður, heildsala eða þjónusta) eða til að greina á milli einkafyrirtækja og opinberra stofnana. Fjöldi hópanna helst í hendur við bókhaldslykilinn.
Ef ekki á að gera greinarmun á því hvort sala eða innkaup séu frá viðskiptamanni eða lánardrottni er ekki nauðsynlegt að stofna almenna viðskiptabókunarflokka.
Nánari upplýsingar um uppsetningu viðskiptaflokka eru í Hvernig á að setja upp almenna viðskiptaflokka.
Almennir vörubókunarflokkar
Vörubókunarflokkar eru tengdir við vörur og forða. Í glugganum Alm. vörubókunarflokkar er færður inn kóti og lýsing fyrir bókunarflokkinn.
Þegar vöruflokkar eru settir upp verður að hafa eftirfarandi í huga:
-
Hversu marga flokka þarf til að sundurliða sölu eftir vöru (vörur og tilföng).
-
Hversu marga flokka þarf til að sundurliða innkaup eftir vöru.
Sem dæmi má skipta vörubókunarflokkum í hráefni, smásölu, forða, afkastagetu o.s.frv. Helstu vöruflokkar bókhaldslykilsins eru í vörubókunarflokkunum. Helstu vörubókunarflokkarnir eru í Vörubókunarflokkum sem eru endurspeglaðir í Bókhaldslyklun. Hverri birgðavöru eða birgðaforða er úthlutað vörubókunarflokki.
Nánari upplýsingar um uppsetningu vöruflokka eru í Hvernig á að setja upp almenna framleiðsluflokka.
Alm. bókunargrunnur
Í glugganum Alm. bókunargrunnur er hægt er að tengja marga hópa fjárhagsreikninga við hvern viðskipta- eða vörubókunarflokk. Því er hægt að bóka sölu einnar vöru í marga sölureikninga í fjárhag þegar viðskiptavinir eru tengdir við marga bókunarflokka.
Þegar birgðir eru notaðar þarf að færa inn allar mögulegar samsetningar almennra viðskiptabókunarflokka og vörubókunarflokka, en auk þess ætti að bæta inn línu fyrir hvern almennan vörubókunarflokk með auðum almennum viðskiptabókunarflokk tengdan við. Dæmi um aðstæður þar sem þetta er nauðsynlegt er þegar aðgerð er bókuð í birgðabók þegar enginn viðskiptamaður eða lánardrottinn er tengdur færslunni.
Nánari upplýsingar um samsetningar viðskipta- og vörubókunarflokka eru í Hvernig á að setja upp Samsetning almennra viðskiptaflokka og almennra framleiðsluflokka.
Bókunargrunnslínur afritaðar
Eftir því sem vöru- og viðskiptabókunarflokkarnir eru fleiri, því fleiri línur birtast í glugganum Alm. bókunargrunnur. Vegna þessa gæti þurft að færa inn mikið af gögnum til að setja upp almennan bókunargrunn fyrir fyrirtækið. Þó að samsetningar viðskipta- og vörubókunarflokkanna séu margar er hægt að bóka þær saman í einn fjárhagsreikning. Til að draga úr handvirkum færslum skal afrita fjárhagsreikninga úr línu í glugganum Alm. bókunargrunnur.
Nánari upplýsingar um afritun fjárhagsreikninga úr línum eru í Hvernig á að afrita Almennar bókunargrunnslínur.
Sértækir bókunarflokkar
Tilgangur sértækra bókunarflokka er að tengja færslur dótturfyrirtækja (til dæmis viðskiptamannafærslur) við fjárhaginn. Þá er hægt að nota til dæmis söluskjöl í stað þess að bóka beint í fjárhaginn. Þegar viðskiptamannafærslur eru búnar til tryggja bókunarflokkarnir að viðeigandi færslur séu færðar í fjárhag.
Sértækir bókunarflokkar eru fyrir eftirfarandi:
-
Viðskiptamenn: Þessi bókunarflokkur varpar reikningi útistandandi reikninga, greiðsluafsláttarreikningi, reikningi og jöfnunarsléttunarreikningi, vaxta- og þóknunarreikningi sem tengjast viðskiptamönnum.
-
Lánardrottnar: Þessi bókunarflokkur varpar reikningi útistandandi reikninga, greiðsluafsláttarreikningi, reikningi og jöfnunarsléttunarreikningi, vaxta- og þóknunarreikningi sem tengjast viðskiptamönnum.
-
Birgðir: Þessi bókunarflokkur er notaður til að tilgreina birgðirnar. Sérhver birgðabókunarflokkur er því næst tengdur við viðeigandi Kóti birgðageymslu í glugganum Birgðabókunargrunnur. Fyrir hverja samsetningu er hægt að varpa birgðareikningum, VÍV-reikningi og öðrum frávikareikningum sem tengjast birgðum í bókhaldslykli.
-
Bankareikningur: Þessi bókunarflokkur varpar bankafjárhagsreikningi í bankareikning í kerfinu.
-
Eignir: Þessi bókunarflokkur tilgreinir reikningana sem kerfið bókar færslur sem tengjast eignum í.
Þegar búið er að færa opnar mótfærslur inn í bókhaldslykilinn fyrir færslur dótturfyrirtækis (t.d. Útistandandi reikn.) ætti að hreinsa gátreitinn Bein bókun í Fjárhagsspjald.
Bókunarflokkur viðskm.
Í glugganum Bókunarflokkar viðskm. er færður inn kóti og lýsing fyrir bókunarflokkinn. Þessi gluggi tilgreinir hvaða reikningar eru notaðir þegar útistandandi reikningar eru bókaðir í fjárhaginn. Hver viðskiptamaður verður að tilheyra bókunarflokki vegna þess að bókunarflokkur viðskiptamanns segir kerfinu hvar á að bóka færslurnar sem tengjast viðskiptamanninum. Hægt er að stofna ótakmarkaðan fjölda bókunarflokka fyrir viðskiptamenn.
Ef birgðir eru notaðar ásamt útistandandi ákvarða almenni viðskiptabókunarflokkurinn sem úthlutað er á viðskiptamanninn og almenni vörubókunarflokkurinn sem úthlutað er á vöru í birgðum hvaða reikninga línan Sölupöntun bókar í í fjárhagnum.
Nánari upplýsingar um uppsetningu bókunarflokka viðskiptamanna eru í Hvernig á að setja upp viðskiptamannabókunarflokka.
Bókunarflokkur lánardr.
Í glugganum Bókunarflokkar lánardrottna er færður inn kóti og lýsing fyrir bókunarflokkinn. Þessi gluggi tilgreinir hvaða reikningar eru notaðir þegar færslur gjaldfallinna reikninga eru bókaðar í fjárhaginn. Hver lánardrottinn verður að tilheyra bókunarflokki vegna þess að bókunarflokkur lánardrottins segir kerfinu hvar á að bóka færslur sem tengjast reikningum fyrir Til greiðslu, reikningum fyrir Þjónustugjald og reikningum fyrir Greiðsluafsláttur. Hægt er að stofna ótakmarkaðan fjölda bókunarflokka fyrir lánardrottna.
Ef birgðir eru notaðar ásamt Til greiðslu ákvarða almenni viðskiptabókunarflokkurinn sem úthlutað er á lánardrottininn og almenni vörubókunarflokkurinn sem úthlutað er á vöru í birgðum hvaða reikninga línan Innkaupapöntun bókar í í fjárhagnum.
Nánari upplýsingar um uppsetningu bókunarflokka lánardrottna eru í Hvernig á að setja upp lánardrottnabókunarflokka.
Birgðabókunarflokkur
Í birgðabókunarflokkum er hægt að tilgreina efnahagsreikning í Reikningar birgða fyrir ýmsar vörur. Í glugganum Birgðabókunarflokkar er færður inn kóti og lýsing fyrir bókunarflokkinn.
Hver vara þarf þarf að vera tengd almennum vörubókunarflokki og birgðabókunarflokki. Bókunarflokkur vörunnar segja kerfinu hvar á að bóka færslur hennar.
Birgðabókunarflokkar bjóða einnig upp á tilvalda leið til að skipuleggja birgðir. Þegar skýrslur eru búnar til er hægt að aðskilja vörur eftir bókunarflokkum þeirra.
Birgðabókunargrunnur
Þegar búið er að setja upp birgðabókunarflokka er glugginn Birgðabókunargrunnur notaður til að stofna tengsl á milli birgðabókunarflokka, birgðageymslna og fjárhagsreikninga. Þegar færslur fyrir vörur eru bókaðar bókar kerfið í fjárhagsreikninginn sem settur er upp fyrir birgðabókunarflokk og birgðageymslu sem tengjast vörunni. Hafa skal í huga að einu reikningarnir sem þörf er á í upphafi eru Reikningur birgða og Reikningur birgða (bráðab.). Hinir reikningarnir eiga við sérstök kerfissvæði sem þarf eða þarf ekki að nota.
Nánari upplýsingar um uppsetningu birgðabókunarflokka eru í Hvernig á að setja upp birgðabókunarflokka.
Bókunarflokkar bankareikninga
Bókunarflokkar bankareikninga eru notaðir til að varpa bankafjárhagsreikningi í bankareikning í kerfinu. Til að einfalda rakningu á færslum og bankaafstemmingum ætti að tengja alla bankareikninga við sérstaka fjárhagsreikninga með bókunarflokki.
Nánari upplýsingar um vörpun bankafjárhagsreiknings yfir á bankareikning eru í Hvernig á að setja upp bókunarflokka bankareikninga.
Bókunarflokkur eigna
Bókunarflokkar eigna gera notanda kleift að stofna tengla milli eigna og fjárhagsins þar sem fjárhagsheildun er virkjuð. Bókunarflokkar bjóða einnig upp á eignaflokka til upplýsingasöfnunar.
Í glugganum Eignabókunarflokkar þarf að færa inn kóta fyrir hvern flokk eigna sem á að vinna með.
-
Tilgreina þarf númer fjárhagsreikninga sem þarf fyrir mismunandi tegundir útgjalda og kostnaðar.
-
Tilgreina þarf reikninga fyrir stofnkostnað, upphæðir samansafnaðrar afskriftar, stofnkostnað við afskráningu, uppsafnaða afskrift við afskráningu, hagnað við afskráningu, tap við afskráningu, viðhaldskostnað og afskriftarkostnað.
Hafa skal í huga að ekki eru allir reikningar birtir í stöðluðu útliti. Til að birta alla reitina er smellt á Bókunarfl., Spjald til að opna gluggann Eignabókunarflokksspjald. Á flýtiflipunum Almennt og Mótreikningur er hægt að sjá alla reikningsreitina. Glugginn Eignabókunarflokksspjald gefur góða yfirsýn yfir skipulag reikninga í bókunarflokknum Hver eignabókunartegund getur haft meira en ein tengsl við fjárhagsreikning. Oftast er sami reikningur notaður fyrir hvers kyns afskriftir. Eingöngu stofnkostnaðarreikningur er öðruvísi vegna þess að hann er tengdur VSK-bókunarflokki.
VSK-bókunarflokkar
Virðisaukaskattur (VSK) er viðskipti skattur. VSK er greiddur af endir neytandi, þar á meðal fyrirtækja. Forsendur fyrir uppsetningu VSK-bókunarflokks, bæði Viðskipti og Vara, eru svipaðar og fyrir uppsetningu almennra bókunarflokka.
-
VSK-viðskiptabókunarflokkar: Tilgreinir „hverjum er selt“ (Viðskiptamenn) og „frá hverjum er keypt“ (lánardrottnar).
-
VSK-vörubókunarflokkar: Tilgreinir „hvað er selt“ (Vörur og Forði) og „hvað er keypt“ (Vörur).
-
VSK-bókunargrunnur: Fylkisgluggi sem sameinar viðskipta- og vörubókunarflokka. Fyrir hverja samsetningu er hægt að setja inn VSK-prósentu, VSK-útreikningstegund og fjárhagsreikningsnúmer fyrir bókun VSK með tilliti til:
-
Sölu
-
Innkaupa
-
Bakfærðs VSK
-
Hvort VSK er endurreiknaður þegar greiðsluafsláttur er veittur eða fenginn
-
Sölu
VSK-viðskiptabókunarflokkar
Í glugganum VSK-viðskiptabókunarflokkar er settur upp VSK-viðskiptabókunarflokkur til að aðgreina tegundir viðskiptamanna og lánardrottna. Hægt er að nota VSK-viðskiptabókunarflokka til að tilgreina útreikning og bókun VSK, t.d. til að tilgreina hvort viðskiptamaðurinn eða lánardrottininn sem tengist viðskiptunum er í landi/svæði innan Evrópusambandsins eða ekki.
Áður en VSK-viðskiptabókunarflokkar eru settir upp þarf að ákveða hvað þarf marga ólíka flokka. Þetta fer eftir fjölda stuðla og reglugerðum í viðkomandi landi ásamt því hvort viðskipti eru stunduð bæði innanlands og utan.
Kóta sem táknar flokk viðskiptamanns og lánardrottins skal færa inn á öll viðskiptamanna- og lánardrottnaspjöld. Stundum er VSK innifalinn í verði vara og þjónustu í birgða- eða forðaspjöldum. Ef svo er þarf að fylla út VSK-viðskiptabókunarflokkinn í reitnum VSK viðsk.bókunarfl. (verð) fyrir viðskiptamenn eða lánardrottna sem verslað er með viðkomandi vörur og þjónustu við.
Nánari upplýsingar um uppsetningu VSK-viðskiptabókunarflokka eru í Hvernig á að setja upp VSK-viðskiptabókunarflokka.
VSK-vörubókunarflokkar
Í glugganum In the VSK-vörubókunarflokkar er VSK-vörubókunarflokkur settur upp til að tilgreina mismunandi VSK-útreikninga fyrir tegundir vara eða forða sem er keyptur eða seldur.
Kóta þess VSK-vörubókunarflokks sem vörur eða forði eiga heima í skal færa inn á sérhvert birgða- og forðaspjald.
VSK-bókunargrunnur
Í glugganum VSK-bókunargrunnur tilgreinir notandi reikninga þar sem kerfið á að bóka VSK.
VSK-bókunargrunnurinn samanstendur af samsetningum af VSK-viðskiptabókunarflokkum og VSK-vörubókunarflokkum. Samsetningar mega verða eins margar og með þarf, auk þess sem tengja má hina ýmsu fjárhagsreikninga hvaða samsetningu sem vera skal. Fyrir hverja samsetningu er hægt að færa inn VSK-prósentu, tegund VSK-útreiknings og reikningsnúmer fyrir bókun VSK sem tengist sölu, innkaupum og bakfærðum VSK.
Þegar lína er útfyllt í almennri bókarlínu innkaupa eða sölu, kannar kerfið gluggann VSK-bókunargrunnur til að skoða hvaða reikninga eigi að nota í tengslum við tiltekna samsetningu VSK-viðskiptabókunarflokks og VSK-framleiðslubókunarflokks.
Nánari upplýsingar um hvernig samsetningar VSK-bókunarflokka eru settar upp eru í Hvernig á að setja upp samsetningar af VSK-viðskiptabókunarflokkum og VSK-vörubókunarflokkum.
Dæmi um tengingar bókunarflokka
Birgðaspjaldið inniheldur almenna viðskiptabókunarflokkinn og bókunarflokk viðskiptamannsins. Birgðaspjaldið inniheldur almenna framleiðslubókunarflokkinn og birgðabókunarflokkinn. Þegar söluskjal er stofnað eru upplýsingar viðskiptamannsspjaldsins settar í söluhausinn og upplýsingar birgðaspjaldsins settar í sölulínurnar.
-
Tekjubókun (Rekstrarreikningur) er ákvörðuð af samsetningu almenna viðskiptabókunarflokksins og almenna vörubókunarflokksins í glugganum Alm. bókunargrunnur.
-
Bókun útistandandi reikninga (Efnahagsreikningur) er ákvörðuð af bókunarflokki viðskiptamannsins.
-
Birgðabókun (Efnahagsreikningur) er ákvörðuð af birgðabókunarflokknum.
-
Bókun kostnaðar seldra vara (Rekstrarreikningur) er ákvörðuð af samsetningu almenna viðskiptabókunarflokksins og almenna vörubókunarflokksins.
Tímasetning bókunar þessara reikning veltur á uppsetningu notanda. Tímasetning bókunar fer t.d. eftir hvenær tímabilsaðgerðir eru keyrðar, (Bóka birgðabreytingar og Leiðr. kostnað - Birgðafærslur) og hvort gátreiturinn Sjálfvirk kostnaðarbókun er valinn í glugganum Birgðagrunnur.