Með vöruhúsakerfi má skipuleggja og meðhöndla vörur í birgðum á hólfastígi. Eftir því hver uppsetningin er og eindunum sem tilgreindar eru í leyfinu þá er hægt að taka á móti vörum og ráðstafa þeim í hólf, velja og senda úr hólfum og færa vörur milli hólfa. Kaflarnir fyrir neðan lýsa ýmsum möguleikum vöruhúsakerfa.
Hólf
Tilgreina má í kerfinu svæði og hólf sem notuð eru í vöruhúsinu. Þegar búið er að koma á svæðum og hólfum má tilgreina hvaða vörur eru í þeim hólfum eða fest vöru við hólf, jafnvel þótt ekkert sé í hólfinu eins og er. Með því að nota þessar aðgerðir við daglegar vöruhúsaaðgerðir svo sem móttöku, afhendingu, tínslu og frágang fæst betri yfirsýn yfir birgðir og hreyfingar þeirra. Kerfið býður upp á aðgerðir sem gera skipulagningu og notkun hólfanna auðveldari. Tvær slíkar eru innihald hólfs og vinnublað hólfastofnunar, eins og lýst er að neðan.
Innihald hólfs
Í glugganum Innihald hólfs er hægt að skoða innihald hólfa í vöruhúsinu. Færslur yfir innihald hólfa eru til, bæði þar sem eitthvert magn er og þar sem ekkert magn er komið en búið að festa hólfið við tiltekna vöru. Hólf er fest við vöru með því að setja gátmerki í reitinn Fast . Tóm fljótandi hólf eru ekki í þessum glugga. Neðst í glugganum er reiturinn Magn leiðréttingarhólfs. Þessi reitur er notaður þegar notaður er beinn frágangur og tínsla og sýnir, fyrir hverja hólfinnihaldslínu, samtölu leiðréttinga í leiðréttingarhólfinu fyrir þetta hólfinnihald. Í hvert sinn sem leiðrétting á vörumagni í hólfi er skráð verður til mótjöfnunarfærsla í leiðréttingarhólfinu. Þegar leiðréttingarnar eru bókaðar í birgðabókina verða til færslur í leiðréttingarhólfinu sem þvinga gildið í reitnum Magn leiðréttingarhólfs í 0 og samsvarandi færslur í birgðahöfuðbók.
Hólfastofnunarvinnublöð
Í stað þess að stofna vöruhúsahólfin með eindinni Uppsetning Hólfs hvert fyrir sig sem reynst getur tímafrekt, er hægt að búa til mörg svipuð hólf í einu með hólfastofnunarvinnublaðinu. Ákveða þarf hvers kyns hólf eigi að vera í vöruhúsinu og búa til hólfasniðmát (frumgerðir/líkön) sem kerfið afritar þegar hólf eru stofnuð á vinnublaðinu. Einnig þarf að finna hentugasta tölusetningarkerfið fyrir hólfakótann og hafa í huga að ein af röðunaraðferðunum fyrir frágang, tínslu og hreyfingar er hólfakótinn. Hólf eru stofnuð í þrem þrepum: Fyrst eru hólf reiknuð samkvæmt upplýsingunum sem færðar voru inn á vinnublaðið, síðan er niðurstöðunum breytt eða þær ógiltar og þegar notandinn er að lokum ánægður eru hólfin stofnuð.
Móttaka
Hér er tekið við vörum samkvæmt upprunaskjölum, hjáskipun áætluð og vörumóttaka bókuð þegar vöruhúsið er sett upp til að krefjast vinnslu vöruhúsamóttöku með vöruhúsaskjölum. Við sérstakar kringumstæður er einnig hægt að stofna frágangsleiðbeiningar fyrir svæði og hólf. Hægt er að skoða tiltæka hjáskipunarmöguleika á einhverjum tilteknum tíma og ákveða hversu mörgum vörum eigi að hjáskipa.
Vöruhúsamóttökur eru notaðar til að bóka vörur sem tekið er á móti í vöruhúsi í birgðahöfuðbókina. Þegar vörur berast eru línurnar úr upprunaskjalinu sem olli móttökunni sóttar, og magn varanna sem voru mótteknar fyllt inn. Ef hólf eru notuð er móttökuhólfið þar sem vörurnar voru settar einnig skráð. Þegar móttakan er bókuð eru annað hvort stofnaðar frágangsleiðbeiningar eða móttökulínurnar gerðar tiltækar á frágangsvinnublaðinu eftir því hvernig vöruhúsið er upp sett.
Afhendingar
Með vöruhúsaafhendingu eru afhendingar sem krafist er í upprunaskjölum undirbúnar þegar vöruhúsið er sett upp þannig að krafist sé afhendingarvinnslu með vöruhúsaskjölum. Ef krafist er tínsluvinnslu í birgðageymslunni er hægt að stofna tínsluleiðbeiningar fyrir einstakar afhendingar eða senda afhendingarlínur í tínsluvinnublaðið þar sem hægt er að áætla hagkvæmari tínsluleið fyrir fjölda afhendinga. Þegar starfsmenn hafa tínt allar vörur er hægt að ljúka frágangi afhendingarinnar og bóka hana.
Frágangur og tínsla
Þessar tvær aðgerðir innihalda leiðbeiningar sem starfsmenn vöruhúsa verða að fylgja þegar vörur eru færðar um vöruhúsið. Vöruhúsafrágangur er notaður þegar birgðageymslan er sett þannig upp að krafist sé vöruhúsamóttöku- og vöruhúsafrágangsvinnslu og vöruhúsatínsla er notuð þegar birgðageymslan er sett þannig upp að krafist sé vöruhúsatínslu- og vöruhúsafhendingarvinnslu.
Þegar birgðageymslan er sett upp þannig að hólf eru notuð fela leiðbeiningarnar í sér tillögu um úr hvaða hólfi eigi að taka vöruna og í hvaða hólf eigi að setja hana. Ef notaður er beinn frágangur og tínsla er þessi tillaga byggð á útreikningum sem gerðir eru í kerfinu með hólfaflokkun eða frágangssniðmátum eftir því hver aðgerðin er. Ef ekki er verið að nota beinan frágang og tínslu er tillagan byggð á sjálfgefnum hólfum vörunnar. Alltaf er hægt að breyta leiðbeiningunum sem lagðar eru til í kerfinu.
Ef vöruhúsið er sett upp fyrir beinan frágang og tínslu er hægt að nota sjálfvirkt gagnatökukerfi til að auðvelda frágang og tínslu á vörum innan vöruhússins.
Vinnublöð tínslu
Ef birgðageymslan er sett upp þannig að krafist sé bæði tínslu- og afhendingarvinnslu er hægt að skipuleggja og stofna tínsluleiðbeiningar með því að nota vinnublöð tínslu. Kerfið sækir línur sem koma úr útgefnum skjölum (þar á meðal framleiðslupantanir) sem þurfa að fá vörur úr vöruhúsinu. Aðeins er hægt að sækja línur í vinnublaðinu sem ekki eru þegar í tínsluleiðbeiningum. Þegar línum hefur verið safnað og raðað er hægt að stofna tínsluleiðbeiningar á vinnublaðinu.
Vinnublöð frágangs
Ef birgðageymslan er sett þannig upp að krafist sé bæði frágangs- og móttökuvinnslu er hægt að skipuleggja og stofna frágangsleiðbeiningar fyrir nokkrar móttökur á þessu vinnublaði. Hægt er að raða móttökulínunum sem sóttar hafa verið á nokkra mismunandi vegu og þannig stofna leiðbeiningar sem minnka tíma og erfiði sem vöruhúsastarfsmenn nota við frágang vörunnar. Á birgðageymsluspjaldinu er hægt að nota reitinn Nota frágangsvinnublaðtil að velja hvort stofna eigi frágangsleiðbeiningar eða gera línurnar tiltækar á frágangsvinnublaði meðan móttökur eru bókaðar.
Hjáskipun
Hjáskipunaraðgerðin, sem er tiltæk ef birgðageymslan krefst vöruhúsamóttöku- og frágangsvinnslu, gerir kleift að sjá í snatri magnið sem kerfið leggur til að verði hjáskipað í vöruhúsamóttökunni. Í sérstökum glugga er hægt að skoða lista yfir einstakar upprunaskjalslínur sem liggja að baki útreikningunum á hjáskipuninni. Hægt er að minnka eða auka magnið sem á að hjáskipa áður en móttakan er bókuð eða í frágangsleiðbeiningunum. Hjáskipunarvörur eru ekki teknar frá fyrir tiltekið útleiðarskjal en hægt er að nota venjulega frátekt með flýtivísun í glugganum Hjáskipunarmöguleiki.
Kerfið setur hjáskipunarvörurnar í eitt af hjáskipunarhólfunum sem eru fyrstu hólfin sem kerfið telur koma til greina þegar vörur eru tíndar til afhendingar. Vöruhús með hólf hafa einnig upplýsingar um hjáskipunarvörur í hverri afhendingu: þegar línu er bætt við afhendingu reiknar kerfið hversu mikið af vörum er tiltækt í hjáskipunarhólfinu. Ef vöru vantar í biðpöntun er fljótlegt að sjá í þessum upplýsingum hvort hægt er að ljúka afhendingunni.
Hreyfingar
Hreyfingar innihalda leiðbeiningarnar sem starfsmenn vöruhúsa verða að fylgja þegar vörur eru færðar um vöruhúsið. Vinnublað hreyfinga og hreyfingaskjöl eru tiltæk þegar birgðageymslan er sett upp fyrir notkun á beinum frágangi og tínslu.
Ef birgðageymslan er sett upp fyrir beinan frágang og tínslu er hægt að nota sjálfvirkt gagnatökukerfi til að auðvelda frágang og tínslu á vörum innan birgðageymslunnar.
Vinnublað hreyfingar
Ef beinn frágangur og tínsla eru notuð er hægt nota vinnublað hreyfingar til þess að reikna út hólfaáfyllingu og skoða áfyllingarlínurnar sem kerfið leggur til áður en hreyfingaleiðbeiningar eru stofnaðar. Einnig er hægt að áætla einstakar hreyfingar milli hólfa og stofna síðan hreyfingaleiðbeiningar. Ólíkt öðrum vinnublöðum eru bæði reitir fyrir svæði og hólf þar sem varan er staðsett og svæði og hólf sem færa á vöruna til.
Innanhússfrágangur og Innanhússtínslur
Með innanhúsfrágangi og innanhústínslum má áætla og stofna leiðbeiningar fyrir frágang og tínslu á vörum án upprunaskjals. Hægt er að nota þessi atriði á marga vegu, meðal annars til að tína óáætlaða notkun fyrir framleiðslu og til að skila vörum sem ekki eru notaðar í framleiðslunni í vöruhúsið, setja vörur sem nota á sem sýnishorn í hólf sem ekki er tínt úr eða til að setja úrtaksvörur í gæðaeftirlitshólf.
Í innanhússfrágangi er hólfið sem taka á vörur úr fært inn, ef hólf eru notuð, og frágangsleiðbeiningar stofnaðar. Ef beinn frágangur og tínsla eru notuð leggur kerfið síðan til hólfið sem setja á vörurnar í samkvæmt frágangsreglum í vöruhúsinu. Í innanhússtínslu er hólfið sem setja á vörur í fært inn og tínsluleiðbeiningar stofnaðar. Þegar tínsla er stofnuð upp úr innanhússtínslunni er hólfið sem taka á vörurnar úr lagt til í kerfinu samkvæmt tínslureglum vöruhússins ef beinn frágangur og tínsla eru notuð.
Vöruhúsabækur
Vöruhúsabækur líkjast birgðabókum, að því undanskildu að þær meðhöndla vörur á hólfastigi. Þessar bækur eru aðeins tiltækar þegar birgðageymslan er uppsett fyrir beinan frágang og tínslu.
Vöruhúsabirgðabók
Birgðabók vöruhúss er mjög svipuð birgðabókinni í birgðum en tengist aðeins magnleiðréttingum á vörum í vöruhúsahólfunum. Ef misræmi sést í fjölda vara sem eiga að vera í hólfi skal færa inn jákvæða eða neikvæða breytingu á magni beint inn í bókarlínunna, og skrá færsluna. Kerfið leiðréttir magn af vöru í hólfinu samkvæmt eiginlegu magni sem er talið og gerir samsvarandi (en með gagnstæðum formerkjum) leiðréttingu í leiðréttingarhólfi vöruhúss. Síðar getur einhver sem hefur heimildir í birgðum bókað leiðrétting í birgðahöfuðbók með því að keyra virknina Reikna vöruhúsaleiðréttingu í birgðabókinni.
Vöruh.endurflokkunarbók
Stundum þarf að færa vörur án þess að búa til leiðbeiningaskjal fyrst. Í þeim tilfellum er hægt að skrá hreyfinguna í endurflokkunarbók með því að færa inn vörunúmerin, magnið sem var fært, hólfin sem vörurnar voru teknar úr og hólfin sem þær voru settar í. Einnig er hægt að nota endurflokkunarbókina til að endurskipuleggja vöruhúsið ef þess þarf.
Raunbirgðabók vöruhúss
Séu beinn frágangur og tínsla notuð þarf að nota raunbirgðabók vöruhúss þegar telja á birgðir í hólfunum. Þegar búið er að telja öll hólf sem innihalda tiltekna vöru eru niðurstöðurnar skráðar sem vöruhúsafærslur. Mótjöfnunarfærsla er stofnuð í leiðréttingarhólfi vöruhússins fyrir allan mismun sem skráður er og færslur eru gerðar í vöruhúsadagbók sem gefa til kynna að raunbirgðir hafi verið taldar. Síðan eru raunbirgðir stofnaðar í birgðakerfinu fyrir vörurnar sem taldar voru í raunbirgðum vöruhúss. Þegar aðgerðin Reikna birgðir er keyrð er magn fyllt út á grundvelli færslnanna í leiðréttingarhólfi vöruhússins. Nú er hægt að bóka raunbirgðirnar. Vörumagnið í vöruhúsinu samsvarar magninu í birgðahöfuðbókinni og raunbirgðirnar hafa verið bókaðar í raunbirgðabókina.
Regluleg talning
Ef telja á hluta af birgðunum með reglulegu millibili er hægt að nota reglubundna talningu. Mismunandi talningartímabil eru valin og þeim úthlutað á vörurnar sem á að telja með reglulegu millibili. Þegar fyrsta reglubundna talningin á að fara fram og ekki er nota beinan frágang og tínslu skal nota gluggann Raunbirgðabók. Ef nota á beinan frágang og tínslu skal nota gluggann Vöruh.- Raunbirgðabók. Ferlum við reglubundna talningu er fylgt, þar á meðal að uppfæra talningartímabilið á birgðaspjaldinu eftir að varan hefur verið talin í vöruhúsinu. Séu beinn frágangur og tínsla notuð þarf fyrst að skrá niðurstöður reglubundnu talningarinnar í raunbirgðir vöruhússins og síðan í raunbirgðabókina í birgðum.
Leiðréttingarhólf vöruhúss
Þegar bein tínsla og frágangur er notaður er leiðréttingarhólf vöruhússins tengingin milli vöruhússins og annarra hluta kerfisins. Í hvert skipti sem viðskipti verða í fyrirtækinu sem hafa áhrif á birgðir eða aðgerðir í vöruhúsinu - aðrar en bókun á móttökum eða sendingum (sem stofna færslur í birgðahöfuðbók) - og hafa áhrif á birgðabókina, verður til færsla í leiðréttingarhólfinu. Stundum ógilda færslur hver aðra innan skamms tíma (til dæmis geta vörur sem týndust í gær fundist í dag) en með reglulegu millibili er magnið í leiðréttingarhólfinu bókað í birgðabókina þannig að rauntalning á vörum í vöruhúsinu samsvari magninu í birgðahöfuðbókinni.
Skráð fylgiskjöl
Hægt er að finna skrár um öll tilbúin innri vöruhúsaleiðbeiningaskjöl: skráður frágangur, tínslur og hreyfingar. Þessi fylgiskjöl stofna ekki færslur í birgðahöfuðbók en geta verið mikilvægar skammtímaskrár yfir vöruhúsaaðgerðir. Kerfið geymir þau sjálfkrafa og hægt er að skoða þær á valmyndaratriðum en þeim má eyða þegar ekki er lengur þörf á því að skoða þau. Hægt er að eyða þeim hverjum fyrir sig eða í keyrslum.
Upprunaskjöl
Vörur koma og fara frá vöruhúsastaðsetningum samkvæmt ákvörðunum sem teknar eru annars staðar í fyrirtækinu. Upplýsingar um þessar ákvarðanir eru skráðar í upprunaskjöl sem eru send í vöruhúsið áður en hægt er að taka við eða senda vörur. Upprunaskjöl fyrir móttöku eru innkaupapantanir, söluvöruskilapantanir eða millifærslur inn. Upprunaskjöl fyrir afhendingu eru sölupantanir, innkaupavöruskilapantanir eða millifærslur út.
Tæknilega viðmótið milli upprunaskjalanna og vöruhússins er taflan Vöruhúsabeiðni sem notandinn getur ekki skoðað beint. Kerfið stofnar færslur í þessari töflu þegar upprunaskjöl eru gefin út eða þegar framleiðsla á sama stað áætlar notkun eða úttekt á vörum í vöruhúsinu.
Hægt er að rekja framvindu upprunaskjala sem gefin eru út fyrir vöruhúsið. Í upprunaskjalinu er smellt á Pöntun og síðan á Vöruh.móttökulínur eða Vöruhúsaafhendingarlínur eftir því hvort búist er við móttöku eða afhendingu sem niðurstöðu upprunaskjalsins. Síðan er hægt að skoða afhendingar- og móttökulínur sem stofnaðar hafa verið í vöruhúsinu. Ef engar línur eru til hafa vörurnar enn ekki borist, ef um er að ræða móttökur, eða þá að undirbúningur fyrir afhendinguna er ekki hafinn í vöruhúsinu.
Sjálfvirkt gagnatökukerfi (ADCS)
Ef það á að skrá rafrænt þegar vara er sett í vöruhúsið er hægt að nota sjálfvirkt gagnatökukerfi sem er hannað til notkunar í handbúnaði. Með ADCS er hægt að skrá hreyfingar á vörum um leið og þær verða.