Með verkum er hægt að áætla notkun á forða fyrirtækisins og rakningu á ýmsum kostnaði sem fylgir notkun forða í tilteknu verkefni. Verk ná yfir notkun á vinnutíma starfsmanna, vélastundir, birgðahluti og aðrar gerðir notkunar sem þarf að fylgjast með í verkferlum. Ef verk stendur yfir í langan tíma verður hugsanlega að flytja þennan kostnað á VÍV-reikning (verk í vinnslu) á efnahagsreikningi á meðan verkinu er lokið. Þannig er hægt að samþykkja kostnaðinn og söluna á rekstrarreikningnum þegar það á við.
Um kynninguna
Þessi kynning fjallar um eftirfarandi verk:
-
Útreikning á VÍV.
-
Val á VÍV-útreikningsaðferð.
-
Undanskil á verkhluta frá VÍV.
-
Bókun VÍV í fjárhag.
-
Bakfærslu á VÍV-bókun.
Hvert skref í ferlinu virðisreiknar og færir verkfærslurnar í fjárhaginn. Útreikningur og bókun eru aðskilin svo hægt sé að fara yfir gögn og gera breytingar áður en bókað er í fjárhaginn. Þess vegna þarf að ganga úr skugga um að allar upplýsingar séu réttar eftir að útreikningskeyrslur eru keyrðar og áður en bókunarkeyrslur eru keyrðar.
Hlutverk
Þessi kynning notar Tinnu sem meðlim verkefnateymisins.
Frumskilyrði
Áður en hægt er að framkvæma verk hér í kynningunni þarf að setja upp Setja upp sýnigagnagrunninn CRONUS Ísland hf. fyrir kynningu í tölvunni.
Ferill
Þessi kynning einblínir á fyrirtækið CRONUS Ísland hf., hönnunar- og ráðgjafafyrirtæki sem hannar og setur upp húsgögn, aukahluti og geymslueiningar (t.d. í fundarsölum og skrifstofum). Mest vinnan í CRONUS er verkefnatengd og Trausti, meðlimur í verkefnateymi, notar verk til að geta haft yfirlit yfir hvert verk í vinnslu sem CRONUS hefur verið ræst en einnig þau verk sem lokið er. Sum verkin geta verið mjög löng og tekið marga mánuði. Tinna getur notað VÍV reikninginn til að skrá yfirstandandi vinnu og rekja kostnað í verkinu.
Útreikningur á VÍV
CRONUS Ísland hf. hefur tekið að sér langt verk sem nær yfir nokkur bókhaldstímabil. Tinna, sem er teymismeðlimur í verkefninu, reiknar út verk í vinnslu (VÍV) til að tryggja að ársreikningur fyrirtækisins verði réttur.
Tinna mun velja tiltekinn hóp verkhluta sem tekin verða með í VÍV-útreikninginn. Í glugganum Verkhlutalínur verks getur hún tilgreint þessar línur í dálkinum VÍV-samtala.
Eftirfarandi tafla lýsir valkostunum þremur.
| Valkostir | Lýsing |
|---|---|
<auður> | Haft autt ef verkhlutinn er hluti af hópi verkhluta. |
Samtals | Skilgreinir svið eða hóp verkhluta sem eru innifaldir í VÍV og samþykkisútreikningi. Innan flokksins mun hver verkhluti með Tegund verkhluta stillta á Bókun tekinn með í VÍV-samtölunni, nema að reiturinn VÍV-samtala er stilltur á Útilokað. |
Útilokað | Á aðeins við verk með Verkhlutategund verks sem Bókun. Verkið er ekki haft með þegar í verk í vinnslu og samþykktir eru reiknaðar. |
Í eftirfarandi kynningu beitir Trausti Kostnaðarvirðisaðferðinni, sem er stöðluð aðferð í fyrirtæki hans, til að reikna VÍV. Hún tilgreinir hvaða hluti af verkinu verður með í VÍV-útreikningnum með því að úthluta VÍV-Heildargildum til ýmissa verkhlutalína.
Útreikningur VÍV
Í reitinn Leita skal færa inn Verk og velja síðan viðkomandi tengi.
Á listanum Verk er línan með verkinu Deerfield valin. Á flipanum Heim í flokknum Stjórna skal velja Breyta. Þetta opnar verkspjaldið í breytingastillingu.
Hægt er að reikna VÍV eftir Kostnaðarvirði, Söluvirði, Sölukostnaði, Prósentum lokið eða Samningi lokið. Í þessu dæmi, notar CRONUS aðferðina kostnaðarvirði.
Á flýtiflipanum Bókun í reitnum VÍV-aðferð og síðan valið Kostnaðarvirði.
Á flipanum Heim, í flokknum Vinna, skal velja Verkhlutalínur verks og stilla eftirfarandi gildi í reitnum VÍV-samtala.
Eftirfarandi tafla lýsir gildunum.
Verkhlutanr. verks VÍV-samtala 1130
Útilokað
1190
Samtals
1210
Útilokað
1310
Útilokað
Á flipanum Aðgerðir í flokknum Eiginleikar veljið VÍV,, veljið svo Reikna VÍV.
Í glugganum Verk - Reikna VÍV er hægt að velja verk sem á að reikna VÍV fyrir. Á flýtiflipanum Verkskal velja Deerfield í reitnum Nr..
Í reitnum Bókunardags. færið inn dagsetningu sem er síðar en vinnudagsetningu fyrir CRONUS Ísland hf. Fyrir frekari upplýsingar Hvernig á að stilla vinnudagsetninguna og Hvernig á að færa inn dagsetningu og tíma.
Fært er inn 1 í reitinn Númer fylgiskjals. Þetta stofnar skjal sem síðar er hægt að vísa í fyrir rekjanleika.
Veldu hnappinn Í lagi til að ræsa keyrsluna. Skilaboð birtast. Velja hnappinn Í lagi til að halda áfram. Glugganum Verkhlutalínur er lokað.
Til athugunar Skilaboðin tilgreina að um viðvaranir sé að ræða sem tengjast VÍV-útreikningnum. Fara þarf yfir viðvaranirnar í næsta ferli. Á spjaldinu Verk er stækkaður flýtiflipinn VÍV og samþykki til að sjá reiknuð gildi. Einnig er hægt að sjá Bókunardagsetning VÍV og gildin sem hafa verið bókuð í fjárhag, ef einhver eru.
Athugið að gildið fyrir Samþ. kostnaðarupphæð er 215.60 í dálknum Til að bóka. Þetta speglar heildarkostnað tveggja af vörunum í flokki verkhluta 1110-1130. Þriðja varan var stillt á Útilokað og er því ekki talin með í VÍV-útreikningnum.
Til að fara yfir viðvaranir VÍV
Í reitnum Leita skal færa inn Stjórnklefi VÍV-verks og velja síðan viðkomandi tengi.
Veljið verkið Dýragrafík og síðan Sýna viðvaranir úr flokknum Vinna á flipanum Heim.
Í glugganum Viðvaranir VÍV-verka skal fara yfir viðvörunina sem tengist verkinu.
Eftir bókhaldstímabilið þarf Tinna að endurreikna VÍV til að taka með þá vinnu sem unnin hefur verið.
VÍV endurreiknað
Á spjaldinu Verk, á flipanum Færsluleit, í flokknum VÍV skal velja VÍV-færslur til að skoða VÍV-útreikningur.
Glugginn VÍV-færslur verks sýnir VÍV-færslur sem síðast voru reiknaðar fyrir verkið, jafnvel þótt VÍV hafi ekki verið bókað í fjárhaginn.
Hægt er að fylgja skrefunum í leiðbeiningunum sem útskýrir hvernig reikna á VÍV til að endurreikna VÍV. Í hvert skipti sem VÍV er reiknað er færsla stofnuð í glugganum VÍV-færslur verks.
Glugganum er lokað.
| Til athugunar |
|---|
| Verk í vinnslu og samþykki eru bara reiknuð. Er ekki bókað í fjárhag. Til þess þarf að keyra keyrsluna Bóka VÍV í fjárhag þegar búið er að reikna VÍV og samþykki. |
VÍV bókað í fjárhag
Þegar Tinna hefur reiknað VÍV fyrir þetta verk getur hún bókað það í fjárhaginn.
VÍV bókað í fjárhag
Í listanum Verk er línan með verkinu Deerfield valin.
Á flipanum Aðgerðir í flokknum Eiginleikar veljið VÍV,, veljið svo Bóka VÍV í fjárhag.
Í glugganum Verk - Bóka VÍV í fjárhag á flýtiflipanum Verk er Deerfield valið í reitnum Nr..
Á flýtiflipanum Valkostir í reitnum Fylgiskjalsnr. bakfærslu er 1 fært inn.
Velja hnappinn Í lagi til að bóka VÍV í fjárhag.
Velja hnappinn Í lagi til að loka staðfestingarglugganum.
Eftir að gengið hefur verið frá bókun er hægt að skoða upplýsingar um bókun í glugganum Fjárhagsfærslur VÍV.
Í listanum Verk er valin Deerfield verk og á flipanum Færsluleit í flokknum VÍV veljið Fjárhagsfærslur VÍV.
Í glugganum VÍV-fjárhagsfærslur verks er hægt að staðfesta að VÍV hafi verið bókað í fjárhag.
Glugganum er lokað.
Spjaldið Verk fyrir verkið Deerfield er opnað.
Á flýtiflipanum VÍV og samþykki skal athuga að í dálkinum Bókað er reiturinn Samþ. fjárhagsupph. kostnaðar nú útfylltur, sem þýðir að það tókst að bóka VÍV í fjárhag.
Velja hnappinn Í lagi til að loka spjaldinu.
Bakfærsla VÍV-bókunar
Tinna ákveður að reikna hefði átt þá verkhluta verks sem ekki voru hafðir með í VÍV í VÍV. Hún getur bakfært rangar bókanir án þess að bóka nýjar VÍV-bókanir.
Bakfærsla VÍV-bókunar
Í listanum Verk er línan með verkinu Deerfield valin.
Á flipanum Aðgerðir í flokknum Eiginleikar veljið VÍV,, veljið svo Bóka VÍV í fjárhag.
Í glugganum Verk - Bóka VÍV í fjárhag á flýtiflipanum Verk er Deerfield valið í reitnum Nr..
Á flýtiflipanum Valkostir í reitnum Fylgiskjalsnr. bakfærslu er 1 fært inn.
Í reitnum Bókunardags. bakfærslu er færð inn upprunaleg bókunardagsetningu. Það ætti að vera sama dagsetning og notuð var til að reikna VÍV í fyrsta sinn.
Gátreiturinn Eingöngu bakfæra. Þetta bakfærir bókað VÍV, en bókar ekki nýtt VÍV í fjárhaginn.
Velja hnappinn Í lagi til að keyra runuvinnsluna og velja svo Í lagi til að loka staðfestingarglugganum.
Spjaldið Verk fyrir Deerfield er opnað.
Á flýtiflipanum VÍV og samþykki skal staðfesta að engar bókaðar VÍV-færslur séu til staðar.
Glugganum er lokað.
Í listanum Verk er valin Deerfield verk, veljið flipann Færsluleit veljið VÍV og veljið síðan Fjárhagsfærslur VÍV. VÍV-færslur hafa gátreitinn Bakfært valinn.
Glugganum er lokað.
Opna skal Verkhlutalínur verks, taka þá hluta með sem eiga að vera með í VÍV-útreikningnum og endurreikna og bóka nýja virðið í fjárhaginn.
Til athugunar Gefum okkur að Tricia hafi reiknað út og bókað WIP fyrir verk með röngum dagsetningum. Í kjölfar aðferðarinnar sem var rædd hér á undan, getur hún bakfært rangar bókanir, leiðrétt dagsetningarnar og endurbókað í fjárhag.
Næstu þrep
Í þessari kynningu var farið yfir skrefin í útreikningi á VÍV í Microsoft Dynamics NAV. Í stærri verkum kann að vera gagnlegt að flytja kostnaðinn í VÍV-reikning reglulega á meðan verkið er unnið. Í kynningunni var sýnt hvernig á að undanskilja verkhlutalínur frá útreikningi. Sýnir einnig hvenær þörf er á endurreikningi. Og að lokum, þessi kynning sýnir hvernig á að bóka VÍV í fjárhag. Dæmi um bakfærslu VÍV-bókunar í fjárhag er einnig tekin með.