Bókanir milli fyrirtækja eru hannaðar fyrir notendur sem stýra fleiri en einni löglegri viðskiptaeiningu og hafa stofnað mörg fyrirtæki til að aðskilja bókhald þessara eininga. Þessi lýsing á við um marga notendur, sérstaklega þá sem vinna á alþjóðlegum markaði eða svæðum sem hafa mörg ólík viðskipta- og reglugerðaumhverfi.
Fyrirtækið gæti verið samansett úr mörgum dótturfyrirtækum án þess að hafa sama fjölda bókahalds- og stjórnunarteyma. Bókanir milli fyrirtækja einfalda ferli í rekstri og færslur milli eininga.
Þegar bókanir milli fyrirtækja hafa verið færðar í gagnið verða viðskipti við dótturfyrirtæki og innri fyrirtækjafélaga jafn einföld og samskipti við lánardrottna og viðskiptamenn. Færslur milli fyrirtækja eru aðeins færðar einu sinni í viðeigandi skjal. Notandinn getur notað þær aðgerðir sem hann er vanur, til dæmis stjórnun á útgjöldum og gjaldfærðum skuldum. Vörpunaraðgerðir fyrir bókhaldslykla og víddir tryggja að upplýsingarnar birtist á réttum stað.
Fjórir helstu kostir bókana milli fyrirtækja eru:
-
Tímasparnaður og einfaldari færslur auka afköst
-
Minni hætta á villum - færslur aðeins færðar inn í eitt skipti og sjálfvirkar uppfærslur á heildarkerfinu
-
Fullt eftirlit með ferli endurskoðana, viðskipta og færslna
-
Skilvirkar og hagkvæmar færslur í samskiptum við hlutdeildarfélög eða dótturfyrirtæki
Einfaldari viðskiptahættir
Með bókunum milli fyrirtækja er hægt að senda sölu- og innkaupaskjöl sem og fjárhagsfærslur á skrifstofur í öðrum löndum, söluskrifstofur eða dótturfyrirtæki, allt í gegnum forritið. Þar sem ekki þarf að færa gögn inn endurtekið og senda, taka á móti, prenta og skrá sölu og innkaup á pappír sparast tími og skilvirkni eykst.
Færsluskjölum má stjórna algjörlega. Til dæmis er hægt að hafna fylgiskjali sem sent hafa verið og, með þessum hætti, bakfæra bókanir sem voru rangar. Einnig er hægt að uppfæra innkaupapöntun þegar keypt er frá félaga eða hlutdeildarfyrirtæki, svo lengi sem sölufyrirtækið hefur ekki afhent vörur.
Þegar færsla er færð inn þarf ekki að tilgreina reikningana fyrir stök söfn bóka, heldur þarf aðeins að gefa upp kenni samstarfsfyrirtækisins. Bókun m. fyrirtækja býr til færslubókarlínur sem leiða - um leið og þær eru bókaðar - til réttrar stöðu reikninga beggja fyrirtækjanna sem eiga hlut að færslu. Í Útistandandi og gjaldfallið er MF-kóta úthlutað á hvaða viðskiptamann eða lánardrottin sem er. Pantanir og reikningar sem eiga við færslur til eða frá þessum félögum stofna þaðan í frá samsvarandi skjöl hjá fyrirtækjafélögum svo að staða reikninganna verði rétt.
Aðgerðir bókana milli fyrirtækja eru hannaðar til að auðvelda færslur milli fyrirtækja með sölu- og innkaupaskjölum og línum færslubókarinnar. Bókanir milli fyrirtækja leyfa færslur milli fyrirtækja úr mörgum Microsoft Dynamics NAV gagnagrunnum, löndum/svæðum, bókhaldslyklum víddum og vörunúmerum.
Í bókunum milli fyrirtækja eru margar færslur og mörg skjöl notuð:
-
Færslur í færslubók
-
Innkaupa- og sölupantanir
-
Innkaupa- og sölureikningar
-
Kreditreikningar
-
Vöruskilapantanir
Þegar bókanir milli fyrirtækja eru stofnaðar er listi yfir MF-félaga búinn til sem kallast MF-félagar og bókhaldslykill fyrir þá. Því næst er hægt að búa til færslur milli fyrirtækja í færslubók. Víddir má setja upp aðskildar ef þess þarf. Athugið að færslubókin inniheldur ekki aðgerðir fyrir gjaldmiðla heldur umreiknar allar upphæðir í SGM eða heimagjaldmiðilinn.
Eftir að samstarfsaðilar hafa verið settir upp sem viðskiptamenn og lánardrottnar í kerfinu og þeim úthlutað MF-félagakóta er hægt að deila innkaupa- og söluskjölum milli fyrirtækja, þar á meðal vörum og vörugjöldum. Auk annarra aðgerða í Útistandandi og Gjaldf. skuldir er hægt að vinna með marga gjaldmiðla - færslur milli fyrirtækja er hægt að vinna í hvaða gjaldmiðli sem er.
Þegar möguleikar bókana milli fyrirtækja eru nýttir að fullu geta stakar færslur orðið að atriði í einu heildstæðu bókfærsluferli með fullan endurskoðunarferil á viðskiptum við samstarfsaðila og dótturfyrirtæki.