Rekur innkaupin frá því þegar tilboð var stofnað þar til lokapöntunin er móttekin. Hægt er að setja upp reikninga og birgðir uppfærast sjálfkrafa í samræmi við innkaupin.
Allar töflur eru samtengdar og upplýsingar í reitum afritast eftir einum stað yfir á annan í forritinu, þannig að ekki þarf að færa þær inn nema einu sinni. Upplýsingum má auk þess breyta í hverjum haus ef þess gerist þörf.
Innkaupahausinn er grunnur alls þess sem skráð er um innkaup. Það gildir einu hvort skráð er beiðni, pöntun, reikningur eða kreditreikningur, alltaf er stuðst við sömu upplýsingarnar þó að þær birtist í mismunandi gluggum.
Öll fylgiskjöl tengd kerfishlutanum Innkaup eru samsett af innkaupahaus og nokkrum innkaupalínum.
Í innkaupahausnum eru allar viðeigandi upplýsingar um afhendingaraðila og lánardrottin, svo sem nafn, aðsetur, númer fylgiskjals og dagsetningar. Þar eru fjórir flipar: Almennt, Reikningsfæra, Afhenda, Erlent. Þessir flýtiflipar hafa að geyma upplýsingar um afhendingaraðila, lánardrottin, afhendingu og gjaldmiðil. Kerfið sækir flestar þessara upplýsinga sjálfkrafa úr töflunni Lánardrottinn þegar reitirnir Númer afh.aðila og Reikn. færist á lánardr. nr. eru fylltir út.
Í innkaupalínunum eru allar upplýsingar um vörurnar á viðkomandi reikningi, svo sem vörunúmer, magn og verð. Upphæðir í innkaupalínunum eru í upprunagjaldmiðli nema reiturinn tilgreini SGM. Upprunagjaldmiðill er gjaldmiðillinn sem gjaldmiðilskótinn í innkaupahausnum segir til um.
Innkaupahausinn tengist töflunni Lánardrottinn en þangað eru upplýsingar um lánardrottin sóttar. Innkaupalínurnar tengjast hins vegar töflunum Birgðir og Fjárhagur en þangað sækir kerfið sjálfkrafa upplýsingar þegar fyllt er í innkaupalínur. Kerfið afritar upplýsingarnar sjálfkrafa svo að ekki þarf að skrá þær aftur en hægt er að breyta upplýsingum í haus eða línu eftir því sem við á.
Til þess að stofna pöntun þarf að velja innkaupahausinn og stofna síðan línurnar. Allar upplýsingar í hausnum, sem tengjast línum, flytjast þangað sjálfkrafa.
Þegar innkaupahaus er fylltur út ásamt tilheyrandi línum í innkaupabeiðni eða standandi pöntun má stofna pöntun með því að smella á Aðgerðir, Búa til pöntun.
Eftir að innkaupahaus er fylltur út ásamt tilheyrandi innkaupalínum á pöntun, reikningi eða kreditreikningi er pöntunin bókuð til að stofna móttöku, reikning, endursenda afhendingu eða kreditreikning.
 Viðvörun |
|---|
| Hafi innkaupahaus verið eytt vantar það númer sem eytt var í númeraröðina. |