Opnið gluggann Afrita söluskjal.

Stofnar nýtt söluskjal.

Fyrst þarf að búa til nýtt söluskjal (tilboð, pöntun, reikning eða kreditreikning) sem er með fylgiskjalsnúmeri. Síðan er keyrslan notuð til aðstoðar við útfyllingu söluskjalsins.

Það þarf þá að tilgreina í keyrslunni af hvaða söluskjali á að afrita upplýsingar. Það má velja um að afrita allt fylgiskjalið eða aðeins fylgiskjalslínurnar. Þegar aðeins fylgiskjalslínurnar eru afritaðar bætir keyrslan viðkomandi línum við þær línur sem kunna að vera fyrir í söluskjalinu sem verið er að stofna.

Ef viðskiptamanni eru til dæmis seldar vörur mánaðarlega er hægt að láta kerfið fylla út söluhaus reiknings með upplýsingum um viðskiptamanninn.

Gildi sumra reita í línunum fer eftir því hvað sett hefur verið inn í hausinn. Til dæmis fer gildið í upphæðarreitunum eftir hvaða afsláttur hefur verið settur upp fyrir viðskiptavininn og í hausnum. Ef valið er að taka hausinn ekki með þegar fylgiskjalið er afritað þarf því að endurreikna línurnar þannig að gildin í línunum séu í samræmi við það sem fært var inn í hausinn. Þegar afritaðar eru bókaðar söluafhendingar og bókaðar vöruskilamóttökur þarf alltaf að endurreikna línurnar.

Þegar afritað er úr bókuðum reikningum eða bókuðum kreditreikningum afritar kerfið allan viðeigandi reikningsafslátt og línuafslátt yfir í línuna í nýja skjalinu. En haft skal í huga að því að ef valkosturinn Reikna reikn.afsl. er virkur innan uppsetningar sölu og útistandandi, útreiknast reikningsafslátturinn að nýju þegar nýja línan bókast. Þess vegna getur Línuupphæð nýju línunnar verið önnur en Línuupphæð í línunni í upprunalega skjalinu, og fer eftir endurreiknuðum reikningsafslætti.

Ef við á afritar kerfið upplýsingar um vöruaukningu úr upprunalegu skjalinu yfir í nýja skjalið, en þó aðeins þegar upprunalega skjalið og nýja skjalið hafa gagnstætt birgðaflæði. Það þýðir, til dæmis, að í frumskjalinu sé um að ræða birgðaaukningu en í því nýja um minnkun birgða, eða öfugt.

Til athugunar
Hafi hluta magnsins á upphaflegu línunni þegar verið skilað, stofnar kerfið nýju línuna með einungis því magni sem enn er óskilað. Hafi öllu magninu þegar verið skilað stofnar kerfið ekki nýja línu í skjalinu.

Afritun bókaðra afhendinga eða bókaðra vöruskilamóttaka

Sé krafist nákvæmrar kostnaðarbakfærslu, og sé bókuð afhending eða móttaka afrituð, þá stofnar kerfið eina línu skjals fyrir hverja birgðahöfuðbókarfærslu. Hafi til dæmis afhending verið bókuð þannig að Magn til afhendingar sé 2 og Magn til reikningsf. 1, þá stofnar kerfið tvær birgðahöfuðbókarfærslur, aðra fyrir reikningsfærðu vöruna og hina fyrir þá sem ekki var reikningsfærð. Ef þessi bókaða afhending er afrituð yfir í nýtt skjal stofnar kerfið tvær nýjar línur í skjalinu, eina fyrir hvora birgðahöfuðbókarfærslu.

Við afritun bókaðra afhendinga með nákvæmri kostnaðarbakfærslu stofnar kerfið nýjar línur skjals og fyllir út reitina Jafna frá birgðafærslu og Jafna birgðafærslu með birgðahöfuðbókarfærslunúmerum sem svara til frumlínanna. Þannig er tryggt að kostnaðurinn úr línu frumskjalsins flytjist yfir í línu nýja skjalsins

Kerfið reiknar út kostnaðarverð nýju línunnar með hliðsjón af birgðakostnaðarupphæð afrituðu afhendingarlínunnar, sem fengin er úr birgðafærslunni sem tengist henni.

Afritun bókaðra reikninga eða bókaðra kreditreikninga

Við afritun sölureikninga með nákvæmri kostnaðarbakfærslu stofnar kerfið nýjar línur skjals og fyllir út reitina Jafna frá eða Jafna birgðafærslu með birgðahöfuðbókarfærslunúmerum sem svara til frumlínanna. Þannig er tryggt að kostnaðurinn úr línu frumskjalsins flytjist yfir í línu nýja skjalsins

Ef bókaður reikningur eða kreditreikningur tengist fleiri en einni afhendingar- eða móttökulínu, og nákvæmrar kostnaðarbakfærslu er krafist, stofnar kerfið eina nýja línu skjals fyrir hverja afhendingar- eða móttökulínu.

Hægt er að tilgreina hvernig keyrslan er framkvæmd með því að fylla út reitina í flýtiflipanum Valkostir. Reitirnir eru fylltir út sem hér segir:

Flýtiflipinn Valkostir

Tegund fylgiskjals: Smellt skal á reitinn og velja tegund fylgiskjalsins sem óskað er að afrita úr.

Númer fylgiskjals: smelltu á reitinn og veldu númer fylgiskjalsins sem óskað er að afrita úr. Efni reitsins Tegund fylgiskjals ákvarðar um hvaða fylgiskjalanúmer er að velja.

Selt-til viðskm.nr.: Kerfið útfyllir sjálfkrafa reitinn með hliðsjón af upplýsingunum í reitunum Númer fylgiskjals og Tegund fylgiskjals.

Selt-til nafn viðskm.: Kerfið útfyllir sjálfkrafa reitinn með hliðsjón af upplýsingunum í reitunum Númer fylgiskjals og Tegund fylgiskjals.

Taka haus með: Gátmerki er sett í þennan reit ef kerfið á að afrita upplýsingarnar af fylgiskjalshausnum sem verið er að afrita yfir á fylgiskjalið sem verið er að búa til. Fylgiskjalslínurnar verða afritaðar jafnvel þótt ekkert gátmerki sé í reitnum. Þegar tilboð eru afrituð og reiturinn Bókunardagsetning í nýja skjalinu er auður, er vinnudagsetningin notuð sem bókunardagsetning fyrir nýja skjalið.

Endurreikna línur: Gátmerki er sett í reitinn ef keyrslan á að endurreikna og skjóta inn línum í söluskjalið sem verið er að stofna. Keyrslan bætir línunum í fylgiskjalinu sem verið er að afrita við nýja fylgiskjalið. Keyrslan heldur vörunúmerunum og magninu en endurreiknar upphæðirnar í línunum með hliðsjón af upplýsingunum um viðskiptamanninn í nýja fylgiskjalshausnum. Keyrslan gerir þannig grein fyrir vöruverði og afslætti sem tengjast sérstaklega viðskiptamanninum í nýja hausnum.

Smellt er á Í lagi til að hefja keyrsluna. Ef ekki á að hefja keyrsluna núna er smellt á Hætta við til að loka glugganum.

Til athugunar
Þessi keyrsla afritar ekki vörurakningarlínur. Þær verður að afrita handvirkt.

Ábending