Það auðveldar umsjón með tölvupóstsamskiptum við tengiliði. Tölvupóstskráning í Microsoft Dynamics NAV er hönnuð til að hjálpa notandanum til þess. Hún gerir kleift að eiga skráningar um tölvupóstsamskipti bæði í Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Exchange Server. Til dæmis er hægt að senda tölvupóstskeyti á tengilið um væntanlegan atburð. Tengiliðurinn svarar og staðfestir áhuga sinn á þátttöku. Bæði skilaboð eru skráð í tengiliðaspjaldinu. Einnig gæti kvörtun frá tengiliði í borist í tölvupósti. Hægt er að rekja skilaboð þessa tengiliðar og svör við þeim með tölvupóstskráningu.

Þessi tölvupóstskráningareiginleiki gerir mögulegt að skrá öll tölvupóstskeyti á innleið og útleið. Eina krafan er sú að tölvupóstfangið sé eitthvað sem Microsoft Dynamics NAV samþykkir. Aðsetrið verður að tilheyra sölumanni eða tengilið. Skilaboðin má búa til í Outlook. Þær eru skráðar sjálfkrafa þegar tölvupóstsskráning er virkjuð. Þetta býður upp á sveigjanleika við val á hentugustu lausninni.

Þegar búið er að innleiða tölvupóstskráningu, er hægt að gera tölvupóstsamskipti tiltæk öllum starfsmönnum, jafnvel þótt skeyti hafi verið sent til tiltekins viðtakanda. Það er gert með því að nýta almenna möppur í Exchange. Þetta bætir þekkingarmiðlun og leyfir meiri afköst notenda, þar sem upplýsingar eru geymdar á einum sameiginlegum stað.

Þar sem tölvupóstskráning byggir á þjóni, eru tölvupóstskeyti geymd í upprunalegu umhverfi þeirra í stað forritsins. Þetta auðveldar að fínstilla og stjórna geymslu gagnagrunns.

Um kynninguna

Í þessari kynningu er lýst hvernig skal setja upp og viðhalda tölvupóstskráningu fyrir Microsoft Exchange Server í Microsoft Dynamics NAV.

Þessi kynning fjallar um eftirfarandi verk:

  • Setur upp og stillir tölvupóstskráningu.
  • Prófun og notkun tölvupóstskráningar.
  • Fínstilling afkasta.

Hlutverk

Þessi kynning leggur til verkefni sem almennt eru framkvæmd af eftirfarandi hlutverkum notenda:

  • Tækniverkfræðingur/Tæknilegur notandi/Power User
  • Sölumaður/stjórnandi sölureiknings

Frumskilyrði

Áður en hægt er að framkvæma aðgerðir kynningarinnar þarf að gera eftirfarandi.

Til að ljúka þessari kynningu þarf:

  • Setja upp sýnigagnagrunninn CRONUS Ísland hf. fyrir kynningu.
  • Microsoft Dynamics NAV Netþjónsstjórnunartól.
  • Tenging við Microsoft Exchange Server 2013 eða Microsoft Exchange Server 2010.
  • Aðgangur að almennum möppum Microsoft Exchange. Frekari upplýsingar eru í Opnar möppur í Exchange Server 2013.
  • Microsoft Outlook 2013 eða Microsoft Outlook 2010.

Ferill

Í þessari kynningu er lögð áhersla á tvo þætti tölvupóstskráningar. Fyrst er upplýsingatækniverkfræðingur fenginn til að setja upp tölvupóstskráningu. Tæknilegur notandi sem staðsettur er í fyrirtækinu getur einnig gert þetta. Að öðru leyti notar sölumaður tölvupóstsskráningu til að henda reiður á tölvupóstum sem sendir hafa verið tengiliði. Yfirmaður sölumannsins getur séð skrá yfir samskipti.

Setur upp tölvupóstskráningu í Microsoft Exchange Server

Til að nota tölvupóstskráningu þarf að vera tengdur við Microsoft Exchange Server og hafa netfang.

Til athugunar
Í þessari kynningu skal íhuga að búa til tölvupóstreikning lénsnotanda sem er ekki tengdur við tiltekinn einstakling. Ef þetta er einnig ráðlagt að bæta lénsreikningnum við Microsoft Dynamics NAV sem þeim Windows-notanda sem hefur SUPER-heimildasafnið.

Í framleiðsluumhverfi er mælt með því að setja upp þjónustureikning sem hefur allar nauðsynlegar heimildir í Microsoft Dynamics NAV, sérstaklega ef þjónustan er keyrð á sérstöku þjónstilviki.

Í Outlook þarf að stofna tvær almennar Exchange-möppur sem innihalda póstinn. Möppurnar eru notaðar til að vinna úr skeytum og safna þeim. Þessu ferli verður að vera lokið áður en haldið er áfram að setja upp tölvupóstsskráningu í Microsoft Dynamics NAV.

Til athugunar
Ef þú ert Exchange-stjórnandi geturðu einnig notað Exchange Management Console til að framkvæma þetta. Nánari upplýsingar eru í Exchange Management Console.

Til athugunar
Tölvupóstreikningurinn sem notaður er til að grunnstilla tölvupóstskráningu í Microsoft Dynamics NAV verður að hafa ákveðnar heimildir með tilliti til almennra mappa.

  • Þegar tölvupóstskráningaruppsetning er skilgreind í glugganum Tengslastjórnunargrunnur verður notandanafnið sem notað er fyrir sannvottun uppsetningarinnar að hafa Lesa aðgang að almennu möppunum.
  • Þegar tölvupóstskráning er í keyrslu á Microsoft Dynamics NAV Netþjónn, þurfa notandaheimildirnar sem eru notaðar á þjónstilvikinu að hafa full heimildastig Lesa, Skrifa og Eyða vörum stillt á almennu möppunum.

Nánari upplýsingar eru í Stjórnun heimilda almennrar möppu.

Til að setja upp Microsoft Exchange Server möppur fyrir tölvupóstskráningu

  • Í pósthólfinu í Microsoft Outlook skal búa til tvær almennar möppur.

    Mappa Lýsing

    Röð

    Tölvupóstskeyti eru afrituð af notanda Microsoft Dynamics NAV, sem gjarnan er sölumaður, í biðmöppu, samkvæmt reglum sem notandinn hefur sett upp.

    Geymsla

    Skilaboð á innleið og á útleið séu skráðar og sjálfkrafa afrituð í geymslumöppu.

    Til athugunar
    Microsoft Dynamics NAV styður ekki slóðir mappa sem eru lengri en 250 stafir. Í samræmi við það ætti að setja upp almennt möppuskipulag svo hægt sé að meðhöndla þessa takmörkun.

    Nánari upplýsingar fást með því að leita að „Create a folder“ (búa til möppu) í hjálparefni Microsoft Outlook.

Frekari upplýsingar eru í Opnar möppur í Exchange Server 2013 og Ferli opinna mappa.

Grunnstilling Microsoft Dynamics NAV

Þegar búið er að setja upp almennar póstmöppur í Microsoft Outlook, skal næst grunnstilla Microsoft Dynamics NAV til að eiga samskipti við þær. Einn þáttur í uppsetningu krefst þess að tilgreint sé hvernig eigi að skrá samskipti í samskiptaskrá. Annar þáttur er að auðkenna möppurnar þar sem aðgerðir notanda eru skráðar. Eftirfarandi skref krefjast þess að viðkomandi sé skráður inn sem YFIRNOTANDI sem hefur allar heimildir.

Til að grunnstilla tölvupóstskráningu

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Uppsetning samskiptasniðmáts og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Á flýtiflipanum Almennt í reitnum Tölvupóstur veljið sniðmát. Í þessari kynningu skal velja TPÓST. Velja hnappinn Í lagi. Frekari upplýsingar eru í Samskipti.

  3. Í reitnum Leita skal færa inn Tengslastjórnunargrunnur og velja síðan viðkomandi tengi.

  4. Útvíkka flýtiflipann Tölvupóstskráning og í reitnum Netfang sjálfvirkrar uppgötvunar skal færa inn netfang notandans innan fyrirtækisins sem er með tölvupóstsreikning í Microsoft Exchange Server.

  5. Í reitnum Slóð biðraðarmöppu skal velja AssistEdit. Glugginn Exchange-möppur opnast.

  6. Veljið möppuheiti fyrir almennu möppuna og veljið því næst Sækja undirmöppur af flipanum Heim. Fara í möppu biðraðar sem notandi stofnaði í Outlook.

  7. Í reitnum Slóð geymslumöppu skal velja AssistEdit. Fara í möppu geymslu sem notandi stofnaði í Outlook.

  8. Í reitnum Runustærð tölvupósts er 20 fært inn. Þetta gildi tilgreinir hversu margir tölvupóstar er hægt að vinna með í einu.

  9. Til að ganga úr skugga um aðsetur og uppsetning eru gildar á Exchange Server, er farið á flipann Aðgerðir, flokkinn Aðgerðir og Villuleita skráningaruppsetning tölvupósts valið.

Virkja verkröð fyrir tölvupóstskráningu

Til að halda tölvupóstskráningarkerfi alltaf í gangi þarf að nota það með verkröð. Hægt er að setja upp verkröð svo hún keyri á sérstöku þjónstilviki til að þjónusta tölvupóstskráningarkerfið.

Til að setja upp Microsoft Dynamics NAV netþjón

  1. Opna Microsoft Dynamics NAV Netþjónsstjórnunartól. Frekari upplýsingar eru í Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.

  2. Stofna nýtt þjónstilvik sem kallast TÖLVUPÓSTUR. Frekari upplýsingar eru í How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. Til að koma í veg fyrir árekstur við sjálfgefnar gáttarstillingar þjóns skal stilla gáttarstillingar á eftirfarandi hátt.

    Púrtvín Uppsetning

    Stjórnunarþjónusta

    7145

    Netþjónn

    7146

    SOAP þjónusta

    7147

    OData-þjónusta

    7148

    Stilla Þjónustureikninginn. Velja skal Notandareikningur og gefa upp nauðsynlegar upplýsingar um notandanafn, lén og aðgangsorð. Til að ljúka þessari kynningu skal velja notandareikninginn sem notaður var til að grunnstilla tölvupóstskráningaruppsetninguna.

  3. Velja Breyta. Á flýtiflipanum NAS Services, í reitnum kóðaeining í ræsingu skal færa inn eftirfarandi færibreytu: 450. Í reitnum Fyrirtæki sláið inn nafn fyrirtækisins. Í reitnum fyrir heiti fyrirtækis er gerður greinarmunur á há- og lágstöfum.

  4. Velja Vista og velja svo Í lagi.

Þegar búið er að setja upp verkröðina sem er lýst í eftirfarandi ferli, er farið aftur í stjórnunarverkfæri til að ræsa þjónstilvikið.

Verkröð sem á að keyra á hverjum degi er sett upp fyrir fyrirtækið. Einnig skal tilgreina að ferlið skuli keyra á fimm mínútna fresti. Að lokum skal tilgreina að verkröðin eigi að hætta á síðasta degi ársins, 31. desember.

Til að setja upp verkröð fyrir töluvpóstskráningu, er þörf á Microsoft Dynamics NAV notanda með nægjanlegt heimildasafn. Íhuga að nota heimildasafnið BASIC og JOBQUEUESETUP eins og skilgreint er í Setja upp sýnigagnagrunninn CRONUS Ísland hf. fyrir kynningu. Veita verður notandanum beina heimild til að keyra kóðaeiningu 5065. Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að búa til færslur verkraða.

Til að ræsa verkröðina

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Flokkunarlisti verkraðar og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Velja Nýtt og stofna nýjan tegundarkóta kallaðan SKRÁNING. Í reitnum Lýsing færið inn Tölvupóst skráning. Velja hnappinn Í lagi.

  3. Í reitnum Leita skal færa inn Verkraðir og velja síðan viðkomandi tengi.

  4. Velja Nýtt og stofna nýjan biðraðarkóta kallaðan ELQ. Í reitnum Lýsing færið inn Tölvupóst skráningarröð.

  5. Velja reitinn Flokkaafmörkun verkraðar og stilla á LOGGING. Veljið gátreitinn Byrja sjálfkrafa frá NAS. Velja hnappinn Í lagi.

  6. Í reitnum Leita skal færa inn Verkraðarfærslur og velja síðan viðkomandi tengi.

  7. Velja Nýtt og fylla inn í spjaldið Færsluspjald verkraðar sem hér segir.

    Flýtiflipinn Almennt:

    Reitur Gildi

    Hlutategund í keyrslu

    Codeunit

    Hlutakenni í keyrslu

    5065

    Lýsing

    Verk tölvupóstskráningar

    Flokkakóti verkraðar

    Skráning

    Hámarksfj. tilrauna til keyrslu

    3

    Lokadagsetning/-tími

    Desember 31

    Fyrsta byrjunardags./-tími

    Einum degi fyrr en dagsetningin í dag

    Flýtiflipinn Endurtekning

    Reitur Gildi

    Ítrekunarverk

    Setja alla daga á Rétt

    Upphafstími

    6:00:00 f.h.

    Lokatími

    6:00:00 e.h.

    Mínútufj. á milli keyrslna

    5

    Velja hnappinn Í lagi.

  8. Í glugganum Verkraðarfærslur veljið verkröðina. Á flipanum Heim veljið Stilla stöðu í tilbúið.

Til að hefja og prófa verkröð

  1. Opna Microsoft Dynamics NAV Netþjónsstjórnunartól.

  2. Veljið þjónstilvikið TPÓST og ræsið það.

    Frekari upplýsingar eru í Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.

  3. Fara skal aftur í Sérsniðinn biðlari, færa Skrárfærslur verkraðar inn í reitinn Leit og velja síðan viðkomandi tengil. Til að staðfesta sem verkröðin er að vinna eins og við var búist skal gá hvort færsla sé skráð á fimm mínútna fresti.

Prófun tölvupóstskráningar

Áður en kerfið er sett í framleiðslu, er hægt að reyna einfaldar prófanir til að kanna hvort það virki sem skyldi. Eftirfarandi ferli er úttak á því hvernig sölumaður og yfirmaður myndu nota kerfið. Verkin hafa margar forkröfur til að auðvelda prófun. Fyrst skal velja þetta tölvupóstfang prófsölumanns, þannig að það sé sami tölvupóstreikningur og notaður er í sjálfvirkri uppgötvun. Prufusölumaðurinn ætti að hafa netfang sem hægt er að nota tilraunaskyni. Næst skal setja upp prufutengilið sem hefur netfang sem hægt er að staðfesta að tekur á móti tölvupósti.

Í prófunum og í framleiðslu er mælt með að tölvupóstar séu afritaðir og séu ekki færðir. Þetta tryggir að allur póstur frá viðskiptavinum sjáist, jafnvel þó þeir innihaldi ógild gögn sem koma í veg fyrir að póstskráning geti unnið úr þeim.

Til að prófa tölvupóstskráningu

  1. Opna prófunarspjald sölumanns.

  2. Á flipanum Færsluleit skal velja Tengiliðir. Bæta prufutengilið við sölumannslistann. Búa til nýjan tengilið, ef þess þarf.

  3. Velja Breyta að opna tengiliðaspjald.

  4. Útvíkka flýtiflipann Samskipti og í svæðinu Tölvupóstur er hnappurinn valinn sem er með mynd af umslagi. Outlook-gluggi opnast þar sem hægt er að stofna og senda einföld boð.

  5. Senda skilaboð frá sölumanni til tengiliðarins. Einnig skal senda skilaboð frá tengilið til sölumanns.

  6. Í Outlook-möppunni Sent hjá sölumanni skal afrita skeytið sem var sent tengiliðinum yfir í almennu biðmöppuna. Úr Outlook-innhólfi sölumannsins skal afrita skeytið frá tengiliðinum yfir í almenni biðmöppuna.

    Ef verkröðin virkar eins og gert er ráð fyrir er hægt að halda áfram í næsta þrep.

  7. Á sölumannsspjaldinu, á flipanum Færsluleit, skal velja Færslur í samskiptakladda. Staðfesta að tölvupósturinn sem sendur var sé í listanum. Á flipanum Heim veljið Sýna til að opna skilaboð tölvupósts.

    Öryggi Til athugunar
    Tölvupóstskeyti móttekin í gegnum netið getur haft falskt aðsetur sendanda. Það þýðir að samskiptaskráningarfærslur í Microsoft Dynamics NAV sem eru stofnaðar úr tölvupóstskráningu gætu mögulega innihaldið fölsk heimilisföng og fara ætti yfir þau með öryggi í huga.

Til að samþætta tölvupóstskeyti með almennum möppum

  1. Í Outlook-reitnum sent, veljið tölvupóst sem á að geyma fyrir síðari tilvísun.

  2. Afrita skeytin í almenna möppu sem búið er að velja sem biðmöppu.

    Ábending
    Hægt er að nota Outlook reglur til að gera þetta ferli sjálfvirkt. Til dæmis er hægt að setja upp þá reglu að afrita alltaf póst úr tilteknum tengilið í almennu biðraðarmöppuna. Gera skal reglurnar eins sértækar og mögulegt er til að forðast að afrita ruslpóst í biðraðarmöppu. Nánari upplýsingar fást með því að leita að efnisatriðinu „Manage messages by using rules“ (stjórna skeytum með reglum) í hjálparefni Outlook.

Að nota tölvupóstskráningu og samskiptaskrár

Til að staðfesta samskipti er hægt að fara yfir upplýsingarnar sem eru skráðar í glugganum Færslur í samskiptakladda.

Frekari upplýsingar eru í How to: Set Up Email Logging for use with the Job Queue.

Sjá einnig