Fyrirframgreiðslur eru greiðslur sem eru reikningsfærðar og bókaðar á fyrirframgreiðslupöntun sölu- eða innkaupa áður en lokareikningsfærsla fer fram. Hugsanlega er beðið um innborgun áður en vörur eru framleiddar upp í pöntun eða áður en vörur eru afhentar viðskiptamanni. Fyrirframgreiðslur í Microsoft Dynamics NAV er hægt að nota til að reikningsfæra og innheimta innborganir frá viðskiptamönnum eða senda lánardrottnum innborganir. Þannig má tryggja að allar greiðslur séu bókaðar á móti reikningi.

Hægt er að skilgreina skilyrði fyrirframgreiðslu fyrir viðskiptamann eða lánardrottin fyrir allar vörur eða valdar vörur. Þegar uppsetningu er lokið er hægt að búa til fyrirframgreiðslureikninga úr sölu- og innkaupapöntunum fyrir útreiknuðu greiðsluupphæðina. Hægt er að breyta sjálfgefnu upphæðunum á reikningnum eins og þarf. T.d er hægt að senda viðbótarfyrirframgreiðslureikninga ef t.d. vörum er bætt við pöntunina.

Um kynninguna

Þessi kynning fer yfir eftirfarandi aðstæður:

  • Uppsetning fyrirframgreiðslna
  • Stofna pöntun sem þarf fyrirframgreiðslu.
  • Stofna fyrirframgreiðslureikning.
  • Leiðrétting fyrirframgreiðsluþarfa á pöntun.
  • Notkun fyrirframgreiðslna á pöntun.
  • Reikningsfærsla lokaupphæðar á pöntun með fyrirframgreiðslu.

Hlutverk

Þessi kynning nær yfir verk fyrir eftirfarandi hlutverk:

  • Aðalbókari (Pála)
  • Pantanavinnsla (Súsanna)
  • Innheimtustjóri (Árni)

Ferill

Pála er aðalbókari. Hún tekur ákvarðanir um hvaða viðskiptamenn þurfa að leggja fram innborgun áður en vörur eru framleiddar eða afhentar. Pála stillir Microsoft Dynamics NAV á að reikna fyrirframgreiðslur sjálfvirkt.

Súsanna vinnur í sölupöntunarvinnslu. Þegar viðskiptavinur hringir og pantar færir hann pöntunina inn í kerfið meðan viðskiptavinurinn er í símanum. Þannig getur hún staðfest verð og greiðsluskilmála við þann viðskiptamann strax og getur gert leiðréttingar á pöntun meðan hún semur við viðskiptamanninn.

Árni vinnur í innheimtudeildinni og sér um bókun reikninga og greiðslna.

Í þessu dæmi setur Pála upp fyrirframgreiðsluþarfir fyrir viðskiptamanninn Selangorian, samkvæmt kreditferli fyrirtækisins, og gefur Súsönnu leiðbeiningar um hvernig eigi að vinna pantanir þess.

Þegar viðskiptamaðurinn hringir semur Súsanna við hann þar til samkomulagi er náð. Hún getur þá valið að reikna fyrirframgreiðsluna á nokkra mismunandi vegu.

Eftir að Súsanna hefur sent fyrirframgreiðslureikninginn, pantar viðskiptamaðurinn aukavöru. Súsanna uppfærir pöntunina og býr til annan fyrirframgreiðslureikning.

Árni skráir greiðslu viðskiptamannsins, jafnar hana við reikninga og sendir að lokum lokareikninginn.

Uppsetning fyrirframgreiðslna

Pála setur kerfið upp fyrir fyrirframgreiðslur frá viðskiptamönnum.

  • Hún ákveður að nota sömu númerröð fyrir fyrirframgreiðslu og er notuð fyrir sölureikningsfærslu.
  • Pála stillir kerfið á að kanna hvort fyrirframgreiðslu er krafist fyrir lokareikningsfærslu á pöntun.
  • Hún tilgreinir sjálfgefin gildi hlutfalls fyrirframgreiðslu fyrir tilteknar vörur og viðskiptamenn.

Eftirfarandi aðgerðir lýsa hvernig Pála framkvæmir þessi verk.

Uppsetning númeraraða fyrir fyrirframgreiðslur

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Sölugrunnur og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Í glugganum Sölugrunnur þarf að stækka flýtiflipann Númeraröð.

  3. Ganga þarf úr skugga um að númeraraðirnar fyrir bókaða fyrirframgreiðslureikninga (í reitnum Bókuð fyrirframgr.reikn.nr.) séu þær sömu og fyrir bókaða sölureikninga (Nr.röð bókaðra reikninga) og númeraraðirnar fyrir bókaða kreditreikninga fyrirframgreiðslu (Bókuð kr.reikn.nr. fyrirframgr.) séu þær sömu og fyrir bókaða kreditreikninga (Nr.röð bókaðra kreditreikninga).

Frysting afhendinga vegna ógreiddra fyrirframgreiðslna

  1. Í glugganum Sala og markaðssetning, á flýtiflipanum Almennt, er reiturinn Kanna fyrirframgreiðslu við bókun valinn.

    Þegar búið er að velja reitinn Kanna fyrirframgreiðslu við bókun leyfir kerfið ekki afhendingu eða reikningsfærslu á pöntun sem er með ógreidda fyrirframgreiðslu.

  2. Glugganum Sölugrunnur er lokað.

Sjálfgefið er að Pála vill að viðskiptamaður 20000 þurfi að greiða 30% af öllum pöntunum fyrirfram. Þar af leiðandi færir hún sjálfgefið hlutfall fyrirframgreiðslu á spjald viðskiptamannsins.

Pála vill að allir viðskiptamenn þurfi að borga 20% fyrirfram fyrir vöru 1100. Viðskiptamaður 20000 er með lélegan greiðsluferil. Þess vegna krefst hún 40% fyrirframgreiðslu frá viðskiptavini 20000 fyrir vöru 1100. Eftirfarandi ferli lýsir hvernig setja á upp sjálfgefnar fyrirframgreiðsluprósentur.

Úthlutun sjálfgefins hlutfalls fyrirframgreiðslu á viðskiptamenn og vörur

  1. Í reitinn Leita skal færa inn Viðskiptamenn og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Veljið línuna með viðskiptamanni 20000 (Silfurbúðinni) og því næst Breyta úr flokknum Stjórna á flipanum Heim.

  3. Á viðskiptamannaspjaldi viðskiptamanns 20000 er flýtiflipinn Reikningsfærsla stækkaður.

  4. 30 er slegið inn í reitinn Fyrirframgreiðsla %.

  5. Velja hnappinn Í lagi til að loka viðskiptamannaspjaldinu.

  6. Í reitnum Leita skal færa inn Vörur og velja síðan viðkomandi tengi.

  7. Veljið línuna með viðskiptamanni 1100 og því næst Breyta úr flokknum Stjórna á flipanum Heim.

  8. Á vöruspjaldið á flipanum Færsluleit, í flokknum Sala, skal velja Fyrirframgreiðsluprósenta.

  9. Tvær línur í glugganum Prósentur fyrirframgreiðslu sölu eru fylltar út á eftirfarandi hátt.

    Tegund söluKóti söluVörunr.Fyrirframgreiðsla %

    Viðskiptamaður

    20000

    1100

    40

    Allir viðskiptamenn

    1100

    20

    Mikilvægt
    Einnig þarf að tilgreina skattflokkskóta á flýtiflipanum Reikningsfærsla fyrir vörur 1000 og 1100, allt eftir landi/svæði.

  10. Öllum gluggum er lokað.

Til að tilgreina lykil fyrir sölufyrirframgreiðslur í alm. bókunargrunni

  1. Í reitinn Leita skal færa inn Alm. bókunargrunnur og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Veljið línuna þar sem reiturinn Alm. viðsk.bókunarflokkur er stilltur á ÚTFL og reiturinn Alm. vörubókunarflokkur er stilltur á SMÁSALA og veljið síðan Breyta úr flokknum Stjórna á flipanum Heim.

  3. Í glugganum Alm. bókunargrunnsspjald á flýtiflipanum Sala í reitnum Fyrirframgreiðslureikn. sölu skal tilgreina reikning.

  4. Velja hnappinn Í lagi.

Stofnun pöntunar sem þarf fyrirframgreiðslu

Í eftirfarandi dæmi stofnar Súsanna, pantanavinnslan, pöntun útfrá samtali við viðskiptamann. Þær vörur sem viðskiptavinurinn pantar krefjast fyrirframgreiðslu og viðskiptavinurinn hefur áður greitt eftir gjalddaga. Súsanna hefur því fengið fyrirmæli um að krefjast föstu fyrirframgreiðsluupphæðarinnar 2000 fyrir pöntunina.

Viðskiptamaðurinn biður um að fá að borga 35%, sem Súsanna getur samþykkt. Hún breytir því pöntuninni.

Hún stofnar fyrirframgreiðslureikning og sendir hann til viðskiptamannsins.

Stofnun sölupöntunar með fyrirframgreiðslu

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Sölupantanir og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Á flipanum Heim veljið Nýtt.

  3. Á nýju sölupöntuninni er ýtt á færslulykilinn og forritið úthlutar sjálfkrafa pöntunarnúmeri á pöntunina.

  4. Í reitnum Selt-til viðskm.nr. er 20000 valið.

  5. Samþykkja skal viðvörun um vanskil sem birtist.

    Þegar ýtt er á færslulykilinn í reitnum Selt-til viðskm.nr. fyllast flestir reitanna í sölupöntuninni út sjálfkrafa.

  6. Tvær sölulínur eru fylltar út með eftirfarandi upplýsingum.

    TegundNr.Magn

    Vara

    1000

    1

    Vara

    1100

    1

    Fyrirframgreiðslureitirnir á sölulínunni eru sjálfgefið faldir. Þá þarf að kalla fram.

  7. Á Flýtiflipanum Línur á tækjastikunni veljið Aðgerðir og veljið svo Velja dálka.

  8. Eftirfarandi reitum er bætt við: Fyrirframgreiðsla %, Línuupphæð fyrirframgreiðslu án VSK og Reikn. fyrirfr.gr.upphæð. án VSK.

  9. Velja hnappinn Í lagi.

    Glugginn Sölupöntun uppfærist.

  10. Ganga þarf úr skugga um að í reitnum Fyrirframgreiðsla % á línunni með vöru 1000 standi 30. Sjálfgefið gildi er tekið úr söluhausnum sem var fylltur út með viðskiptamannsspjaldinu.

    Í reitnum Fyrirframgreiðsla % á línunni með vörunni 1100 stendur 40. Þetta er prósentan sem var færð inn í gluggann Prósentur fyrirframgreiðslu sölu fyrir vöru 1100 og viðskiptamann 20000.

    Frekari upplýsingar eru í Hvernig á að skilgreina fyrirframgreiðsluprósentur.

  11. Á flipanum Færsluleit, í flokknum Panta, skal velja Upplýsingar.

  12. Á flýtiflipanum Fyrirframgreiðsla, inniheldur reiturinn Línuupphæð fyrirframgr. án VSK1,560. Ef fyrirframgreiðslureikningur er stofnaður fyrir pöntunina núna er þetta upphæðin sem er birt á reikningnum.

    Í þessu dæmi hefur Súsanna fyrirmæli um að nota fyrirframgreiðslu upp á 2000 á pöntunina.

    Mikilvægt
    Eftirfarandi skref gætu ekki átt við, allt eftir landi/svæði.

  13. Upphæðinni í reitnum Línuupphæð fyrirframgr. án VSK er breytt í 2000 og glugganum því næst lokað.

  14. Þegar reiturinn Fyrirframgreiðsla % á sölulínunni er skoðaður sést að hann hefur verið endurreiknaður í 40.81625.

    Endurreikningurinn nær yfir allar línur sem eru með fyrirframgreiðsluprósentu sem er hærri en 0.

    Nú spyr viðskiptamaðurinn hvort hægt sé að hafa fyrirframgreiðsluna 35%. Yfirmaður Súsönnu samþykkir breytinguna.

  15. Í glugganum Sölupöntun skal stækka flýtiflipann Fyrirframgreiðsla.

  16. 35 er fært inn í reitinn Fyrirframgreiðsla %.

  17. Í viðvörunarglugganum sem birtist velurðu Já hnappinn. 35% gjald verður notaður sem fyrirframgreiðsluprósenta fyrir alla pöntunina.

  18. Staðfesta að línurnar hafi verið uppfærðar í samræmi við þetta.

Stofnun fyrirframgreiðslureiknings

Þegar Súsanna hefur fært inn rétt fyrirframgreiðslugildi á pöntunina stofnar hún fyrirframgreiðslureikninga og sendir á viðskiptamanninn.

Stofnun fyrirframgreiðslureiknings

  1. Í sölupöntun á flipanum Aðgerðir í flokknum Bókun veljið Fyrirframgreiðsla og veljið síðan Bóka fyrirframgreiðslureikning.

Til athugunar
Súsanna myndi velja Bóka og prenta fyrirframgr.reikning og senda reikninginn til viðskiptamannsins.

Stofnun annars fyrirframgreiðslureiknings

Næsta dag hringir viðskiptamaðurinn í Súsönnu og gerir breytingar á pöntuninni. Viðskiptamaðurinn vill tvennt af vöru 1100. Súsanna opnar pöntunina og uppfærir hana, stofnar annan fyrirframgreiðslureikning á pöntuninni og sendir hann til viðskiptamannsins.

Stofnun annars fyrirframgreiðslureiknings

  1. Á sölupöntuninni, á flipanum Aðgerðir, í flokknum Útgáfa, skal velja Enduropna.

  2. Á línunni fyrir vöruna 1100 er 2 fært inn í reitinn Magn.

    Flett er til að skoða fyrirframgreiðslureiti. Reiturinn Línuupphæð fyrirframgreiðslu án VSK inniheldur nú 630 og reiturinn Reikn. fyrirfr.gr.upphæð. án VSK inniheldur 315. Þetta sýnir að til er önnur fyrirframgreiðsluupphæð sem hefur ekki verið reikningsfærð ennþá.

  3. Til að bóka reikning fyrir aðra fyrirframgreiðslu er farið í flipann Aðgerðir , flokkinn Bókun , Fyrirframgreiðslavalin og síðan Bóka fyrirframgreiðslureikning.

Jöfnun fyrirframgreiðslu

Viðskiptamaðurinn borgar fyrirframgreiðsluna og Árni, í innheimtudeildinni, skráir greiðsluna og jafnar hana við fyrirframgreiðslureikningana.

Jöfnun greiðslu við fyrirframgreiðslureikninga

  1. Í reitnum Leit skal færa inn Inngreiðslubækur og velja síðan viðkomandi tengil.

  2. Færslubókarlínan er fyllt út með eftirfarandi upplýsingum.

    Heiti reits Innfært

    Tegund fylgiskjals

    Greiðsla

    Tegund reiknings

    Viðskiptamaður

    Reikningur nr.

    20000

  3. Á flipanum Heim, í flokknum Vinna, skal velja Nota færslur.

  4. Í glugganum Jafna viðskm.færslur er fyrsti fyrirframgreiðslureikningurinn valinn og svo, á flipanum Heim í Vinna flokknum, er valið Setja kenni jöfnunar.

  5. Endurtaka skal fyrri skref fyrir seinni fyrirframgreiðsluna.

  6. Velja hnappinn Í lagi.

    Upphæðarreiturinn inniheldur núna samtölu fyrirframgreiðslureikninganna tveggja.

  7. Bóka skal færslubókina.

Reikningsfærsla eftirstandandi upphæðar

Árna hefur verið tilkynnt að vörurnar á pöntuninni hafi verið afhentar og að pöntunin sé tilbúin til reikningsfærslu. Árni stofnar því reikning fyrir pöntunina.

Reikningsfærsla eftirstandandi upphæðar

  1. Sölupöntunin er opnuð.

  2. Á flipanum Heim, í flokknum Vinna, skal velja Bóka. Í glugganum sem opnast skal velja Afhenda og reikningsfæra og veljið svo hnappinn Í lagi.

Til athugunar
Að öllu jöfnu væri afhendingardeildin búin að bóka afhendinguna.

Árni geta skoðað ferilinn til að staðfesta að sölureikningurinn var stofnaður eins og til var ætlast.

  • Í reitinn Leita skal færa inn Bókaðir sölureikningar og velja síðan viðkomandi tengi.

Næstu þrep

Í þessari kynningu var farið í gegnum uppsetningu á vinnslu fyrirframgreiðslna í Microsoft Dynamics NAV. Sett var upp sjálfgefin fyrirframgreiðsluprósentu á viðskiptamenn og vörur, auk þess sem notaðar voru mismunandi aðferðir til að reikna fyrirframgreiðslur á pöntun. Einni heildarupphæð fyrirframgreiðslu var úthlutað á pöntun og upphæð fyrirframgreiðslu var reiknuð sem hlutfall af pöntuninni í heild sinni.

Einnig var fyrirframgreiðslureikningur bókaður, annar reikningur stofnaður þegar pöntunin breyttist og lokareikningur fyrir eftirstandandi upphæð var bókaður.

Fyrirframgreiðslueiginleikinn í Microsoft Dynamics NAV einfaldar uppsetningu og innleiðingu fyrirframgreiðslureglna fyrir viðskiptamenn og vörur, auk þess sem hann býður upp á bókun allra greiðslna gegn reikningi.

Sjá einnig