Hægt er að setja upp samstillingu milli Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Outlook til að samnýta upplýsingar um fundi, verkefni og tengiliði á meðal starfsmanna og uppfæra þær á milli forritanna tveggja. Til dæmis getur sölumaður sem starfar á vettvangi búið til fund í dagbók fyrirtækisins síns með Outlook og síðan getur yfirmaður hans á skrifstofu fyrirtækisins séð þetta verkefni í Microsoft Dynamics NAV.

Samstillingarkerfið býður upp á sjálfgefna vörpun á milli tengiliða, sölumanns, verkefna í Microsoft Dynamics NAV og tengiliða, verka og funda í Microsoft Outlook. Hægt er að samstilla einingarnar annaðhvort handvirkt eða sjálfvirkt með völdu millibili.

Mikilvægt
Hægt er að stofna nýjan tengil sem sölumann í Outlook en sá tengiliður verður ekki samstilltur í Microsoft Dynamics NAV sem sölumaður.

Einn af kostum samstillingar milli Microsoft Dynamics NAV og Outlook er að hægt er að sérstilla hana án þess að bæta við kóta. Fremur einfalt er að bæta við fleiri reitum til þess að sérstilla samstillingu.

Sjálfgefin uppsetning inniheldur vörpun fyrir fimm mismunandi einingar Microsoft Dynamics NAV:

Fyrirtækjum gæti hentað að bæta fleiri reitum við þessa vörpun. Nánari upplýsingar er hægt að fá í „Sérstilling samstillingarreita“ hlutanum í þessari leiðsögn.

Um kynninguna

Þessi kynning fjallar um eftirfarandi verk:

  • Búa til verkefni og samstilla það við Outlook.
  • Meðferð árekstra milli ólíkra gagna í sömu færslu.
  • Sérstilla reiti sem eru samstilltir.
Til athugunar
Árekstrar koma eingöngu fram ef breytingar hafa verið gerðar í báðum forritum eftir síðustu samstillingu. Þess vegna valda sum þrepin í þessari kynningu árekstrum til að notandinn geti æft sig í að leysa úr þeim. Í þessu tilviki eru færð inn tvö mismunandi símanúmer fyrir sama tengilið og síðan leyst úr árekstrinum.

Hlutverk

Þessi kynning sýnir þau verk sem framkvæmd eru með eftirfarandi hlutverkum notenda:

  • Magnús aðalbókari
  • Davíð sölufulltrúi
Til athugunar
Til þess að geta byrjað strax að framkvæma eftirfarandi ferli notar notandinn eigin stillingar í Microsoft Dynamics NAV og eigin Outlook-reikning í stað þess að setja Magnús og Davíð upp sem nýja notendur í CRONUS Ísland hf.-gagnagrunninum. Hlutinn „Frumskilyrði“ hér á eftir inniheldur upplýsingar um hvaða samþættingaruppsetningu þarf í Outlook.

Frumskilyrði

Til að ljúka þessari kynningu þarf:

  • Framkvæma aðgerðir í kynningunni: Walkthrough: Setting Up Outlook Synchronization.
  • Tryggja að vefþjónustur séu í gangi.
  • Í Microsoft Dynamics NAV þarf að ganga úr skugga um að eftirfarandi sé rétt:
    • Outlook-samþætting þarf að vera sett upp.
    • Setja upp sýnigagnagrunninn CRONUS Ísland hf. fyrir kynningu er uppsett.
    • Bæta þarf nafni notanda við sem sölumanni, með nafnið og netfangið tilgreint nákvæmlega eins og það er í Outlook-forstillingunum.
    • Úthluta þarf nafni notanda sem notanda til samstillingareininga.
  • Í Outlook þarf að ganga úr skugga um að eftirfarandi sé rétt:
    • Microsoft Dynamics NAV Samstillingarhnappar birtast í innbótar flipanum í Outlook ribbon.
    • Tengingin milli Microsoft Dynamics NAV og Outlook þarf að virka. Hægt er að prófa tenginguna með því að smella á Stillingar og svo á Prófa tengingu á flipanum Tenging.

Ferill

Magnús er aðalbókari hjá CRONUS Ísland hf. Hann vinnur mestmegnis á skrifstofunni CRONUS og notar Microsoft Dynamics NAV. Davíð, vinnufélagi hans, er sölufulltrúi sem vinnur aðallega á vettvangi og notar Outlook til að fylgjast með tengiliðum, verkum og erindum. Þar sem Magnús og Davíð samnýta upplýsingar samstilla þeir upplýsingarnar sínar reglulega yfir daginn. Þetta gerir Magnúsi kleift að setja inn erindi fyrir Davíð, auk þess að fylgjast með aðgerðum Davíðs á vettvangi.

Í þessari atburðarás býr Magnús til erindi fyrir Davíð þar sem hann á að funda með núverandi viðskiptamanni. Þegar Davíð samstillir sér hann fundinn sem Magnús hefur stofnað til. Hann telur að hann geti ekki ekið á fundarstaðinn fyrir tilsettan tíma svo hann færir fundinn yfir á annan dag í Outlook-dagbókinni. Hann samstillir aftur og þá uppfærast breytingarnar í Microsoft Dynamics NAV þannig að Magnús getur fylgst með breytingunni.

Magnús reynir að hringja í tengiliðinn en símanúmerið er rangt vegna þess að einhver annar hefur fært inn nýtt númer í Outlook og ekki enn samstillt við Microsoft Dynamics NAV. Magnús fer yfir árekstrarupplýsingarnar, ákveður að vandinn tengist símanúmerinu og leysir úr árekstrinum.

Magnús kemst einnig að raun um að hann þarf að bæta aukareitum við einingarnar sem eru samstilltar. Hann bætir reitum fyrir umsjónarsvæðiskóta og notandaskilgreindum reitum við tengiliðaupplýsingar fyrirtækisins svo að þeir birtist bæði í Outlook og Microsoft Dynamics NAV.

Samstilling framkvæmd

Fyrst setur Magnús inn erindi fyrir Davíð þar sem hann á að funda með viðskiptamanni með því að búa til verkefni í Microsoft Dynamics NAV og samstilla síðan við Outlook, þannig að erindið birtist í teymisdagbókinni.

Búa til verkefni og samstilla það við Outlook

  1. Í reitnum Leita skal færa inn Tengiliðir og velja síðan viðkomandi tengi.

  2. Á listanum Tengiliðir veljið tengiliðaspjald fyrir lögmannsstofu Gylfa Jónssonar,, CT100006, og á flipanum Heim í Stjórna hópnum veljið Breyta.

  3. Á tengiliðaspjaldinu á flýtiflipanum Almennt breytið Kóti sölumanns í upphafsstafi notanda.

  4. Á flipanum Færsluleit, í flokknum Tengiliður, skal velja Verkefni.

  5. Á flipanum Heim, í flokknum Vinna, skal velja Stofna verkefni.

  6. Í leiðsagnarforritinu Stofna verkefni er eftirfarandi upplýsingum bætt við:

    • Stilla skal verkefnið á gerðina Fundur.
    • Stuttri lýsingu er bætt við, t.d. „ræða tillögu“.
    • Fundurinn tímasettur á daginn í dag og upphafstími settur inn.

  7. Velja hnappinn Næsta. Nafn notanda er birt sem skipuleggjandi verkefnis og Lögmannsstofu Gylfa Jónssonar sem áskilinn þátttakandi.

  8. Velja hnappinn Ljúka.

  9. Í Microsoft Outlook er Dagtal valið til að opna dagbókaryfirlitið og í listanum Eigin dagbækur er Microsoft Dynamics NAV dagbókin opnuð.

  10. Á Microsoft Dynamics NAV valmyndinni, veldu hnappinn Samstilla til að virkja samstillinguna.

    Samstillingin er keyrð og hægt er að sjá erindið sem búið var til í samnýttu dagbókinni.

Davíð athugar uppfærslur frá Microsoft Dynamics NAV í samstilltu dagbókinni. Hann sér erindið og leiðréttir tímann til að lagfæra áreksturinn.

Breyta fundarbeiðni í Microsoft Dynamics NAV og samstilla við Outlook

  1. Í Outlook-dagbókinni er erindið sem búið var til í Microsoft Dynamics NAV fært yfir á annan dag og svo smellt á hnappinn Samstilla til að ræsa samstillingu á ný.

  2. Nú skal opna Microsoft Dynamics NAV og finna tengiliðaspjaldið fyrir CT 100006.

    Reiturinn Dags. næsta verkefnis sýnir nýja dagsetningu fundarins. Hægt er að velja dagsetningarreit til að opna verkefnalistann og sjá breytingarnar sem gerðir voru á erindinu.

Meðferð samstillingarárekstra

Magnús ákveður að hringja í viðskiptamanninn til að láta hann vita að Davíð hafi breytt erindinu. Hann sér að það er ósamræmi í tengiliðaupplýsingunum og leysir úr árekstrinum. Þó að þetta dæmi sýni hvernig leysa má úr árekstrinum handvirkt geturðu líka sett upp samstillingu þannig að leyst sé sjálfkrafa úr árekstrum. Frekari upplýsingar eru í How to: Set Up Synchronization Conflict Resolution Options.

Vinna með árekstra

  1. Í Outlook skal velja hnappinn Stillingar til að opna svargluggann Stillingar.

    Svarglugginn Stillingar býður upp á nokkra valkosti til að leysa úr árekstrum, þ.m.t. valkosti til að skipta Outlook-atriðum sjálfkrafa út fyrir færslur Microsoft Dynamics NAV eða til að skipta sjálfkrafa út færslum Microsoft Dynamics NAV fyrir Outlook-atriði.

  2. Tryggja skal að valkosturinn Leysa handvirkt úr árekstrum sé valinn og svo er svarglugganum Stillingar lokað.

  3. Í Microsoft Dynamics NAV, opnið tengiliðaspjaldið fyrir Lögmannsstofu Gylfa Jónssonar, CT100006, og bætið við símanúmerinu 1234567.

  4. Outlook er opnað og leitað að tengiliðnum fyrir Lögmannsstofu Gylfa Jónssonar.

  5. Breyta símanúmerinu í 1224567, þannig að það sé ólíkt númerinu sem fært var inn í Microsoft Dynamics NAV.

  6. Veldu hnappinn Samstilla til að virkja samstillinguna.

  7. Veldu hnappinn Úrræðaleit og veldu flipann Árekstrar.

    Hér birtist áreksturinn. Hægt er að velja Sýna Outlook-atriði eða Upplýsingar til að sjá nánari upplýsingar um áreksturinn.

  8. Velja Sundurliðun.

    Svarglugginn Upplýsingar um árekstra birtir lista yfir reitina sem eru varpaðir milli eininganna tveggja. Áreksturinn birtist í rauðum lit, sem gerir notanda kleift að sjá að munurinn á símanúmerinu veldur árekstrinum.

  9. Smellt er á Skipta um Outlook-atriði, atriðið valið af listanum og svo smellt á Í lagi.

Sérstilling samstillingarreita

Þar sem CRONUS er með mikið af erlendum tengiliðum og notar kóta umsjónarsvæða oft ákveður Magnús að bæta þessum reit við samstillingarvörpunina.

Bæta reitum við uppsetningu sem fyrir er

  1. Opna Microsoft Dynamics NAV.

  2. Í reitnum Leit skal færa inn Samstillingareiningar Outlook og velja síðan viðkomandi tengil.

    Glugginn Outlook-samst.eining inniheldur skilgreiningu á vörpuninni milli tengiliða í Microsoft Dynamics NAV og tengiliða í Microsoft Outlook.

  3. Í reitnum Kóti skal velja TENG_FTÆKI. Á flipanum Heim í flokknum Stjórna skal velja Breyta.

    Allir reitirnir sem eru varpaðir milli forritanna tveggja birtast í þessum glugga. Til að bæta við umbeðnum reit er línu bætt við í þessum glugga og reitirnir sem á að hafa með í samstillingunni valdir.

  4. Á flipanum Færsluleit, í flokknum Samst. eining, skal velja Reitir.

  5. Smellt er á Nýr og valið Reit nr. 15, Umsjónarsvæðiskóti.

  6. Þar sem enginn sambærilegur Outlook eiginleiki er til að varpa þessu í er gátreiturinn Notandaskilgreindur valinn fyrir reitinn Umsjónarsvæðiskóti. Velja hnappinn Í lagi.

    Þar sem færslur í breytingaskránni eru notaðar til að bera kennsl á breytingar í Microsoft Dynamics NAV verður einnig að bæta þessum reit við breytingaskrána.

  7. Á flipanum Færsluleit, í flokknum Samst. eining, skal velja Skrá í breytingarskrárgrunni. Velja hnappinn Í lagi.

  8. Smellt er aftur á Í lagi í svarglugganum sem birtist.

    Til að tryggja að umsjónarsvæðiskótinn sem bætt var við birtist í Microsoft Outlook verður að búa til og samstilla nýjan tengilið. Breytingar í uppsetningu samstillingar eru aðeins birtar fyrir atriði sem hafa nýlega verið samstillt.

  9. Í reitnum Leita skal færa inn Tengiliður og velja síðan viðkomandi tengi.

  10. Á flipanum Heim, í flokknum Nýtt, skal velja Nýtt og stofna nýjan tengilið af tegundinni Fyrirtæki.

  11. Nýju heiti viðskiptamanns er bætt við.

  12. Stækka Flýtiflipann Erlent og í reitnum Umsjónarsvæðiskóti er valinn umsjónarsvæðiskóti.

  13. Velja hnappinn Í lagi.

  14. Microsoft Outlook er opnað og samstilling ræst.

  15. Þegar samstillingunni er lokið skal opna nýja tengiliðinn í Microsoft Outlook sem búinn var til í Microsoft Dynamics NAV.

  16. Á flipanum Tengiliður, í flokknum Sýna veljið Allir reitir og valkosturinn Notandaskilgreindir reitir í þessu atriði valinn.

    Hér má sjá að bæði kóti sölumanns og umsjónarsvæðiskótinn eru hafðir með í tengiliðaupplýsingum Outlook.

    Nú þegar þessari kynningu er lokið er hægt að setja upp samstillingareiningar og byrja að samstilla milli Outlook og Microsoft Dynamics NAV kerfis fyrirtækisins.

Sjá einnig